راهنمای جامع مشاوره اساسنامه ساختمان

هر ساختمان آپارتمانی که تحت مدیریت افراد گوناگون از واحدهای مستقل قرار دارد، مطابق با قوانین تملک و آیین‌نامه‌های مربوط می‌تواند از اساسنامه ساختمان نیز برخوردار باشد. البته از آنجا که این اساس‌نامه برای تعیین محدوده ملکی هر واحد است و به نوعی دایره اختیارات هر واحد را تعیین خواهد کرد، لازم است تا با رویکرد حقوقی تنظیم شود. لذا معمولاً افراد حقوقی مسلط به جزئیات حقوقی ساختمان برای تنظیم آن اقدام می‌کنند. مشاوره اساس‌ نامه ساختمان نیز رویکرد حقوقی دارد تا افراد از جزئیات حقوقی این قانون درون ساختمانی برای تمامی واحدها و فضاهای کلی ساختمان مطلع باشند.
ساختار کلی اساس‌نامه ساختمان، ایجاد نوعی مقررات و یا قرارداد درون ملکی است که با هدف تنظیم روال کار و یا روال زندگی جمعیت حاضر در آن ساختمان تدوین می‌شود. در این اساس‌نامه به کلیاتی از قبیل چگونگی برگزاری مجمع عمومی مالکان، چگونگی تعیین مدیر ساختمان، محدوده اختیارات یا وظایف مدیر پرداخته خواهد شد. در عین ‌حال این مقررات درون ساختمانی شامل جزئیات دیگری از قبیل تعریف دقیق مشاعات، تعریف چگونگی استفاده از مشاعات، مدیریت هزینه‌های مشترک میان واحدها و چگونگی اخذ این هزینه‌ها و یا چگونگی صرف کردن دارایی‌ها نیز می‌شود.

همه ما از اهمیت تعیین مقررات برای ساختمان‌های بزرگ مطلع هستیم، اما چالش جدی در چگونگی تعیین اساسنامه ساختمان است. نوع نگاه شما به مفاد این اساس‌نامه در چگونگی استفاده اهالی از فضاهای ساختمانی، چگونگی مدیریت منابع مالی ساختمان کاملاً تأثیرگذار است. این مقررات به ‌راحتی می‌تواند جنبه‌های حقوقی پیدا کند. تمام برنامه‌های مشاوره اساس‌ نامه ساختمان نیز برای چگونگی تنظیم این مقررات است. در کل می‌توانیم اهداف و یا دورنمایی کلی از تنظیم اساس‌نامه را در موارد زیر خلاصه کنیم:

• تنظیم اساس ‌نامه ساختمان باید با هدف مدیریت مجتمع مسکونی، اداری، فروشگاهی و یا خدماتی باشد. در این نگاه مدیریتی به چگونگی استفاده و نگهداری از تأسیسات و تجهیزات ساختمانی نیز پرداخته می‌شود.
• در اساس‌نامه باید به جزئیاتی در مورد وظایف مدیر ساختمان و همچنین مسئولیت دیگر اعضای ساختمان در قبال مدیر و کل ساختمان اشاره شود. به ‌طور کلی هر کسی از اهالی ساختمان باید بداند که در قبال مجتمع چه مسئولیت‌ها و یا محدودیت‌هایی دارد.
• این اساس‌نامه باید به تمامی جزئیات مربوط به ساختمان اشاره کند، اما لازم است تا به شکل یک برنامه جامع و ساختاریافته تنظیم شود. لذا معمولاً اساسنامه ساختمان را در چندین فصل با موضوعات متفاوت و مستقل از یکدیگر تنظیم می‌کنند.
• تعیین مشخصات ساختمان و زمین و محوطه اطراف آن اولین فصل و البته مهمترین آن در تنظیم اساس‌نامه است. در فصل‌های دیگر به موضوعات مختلف از قبیل ساختار اداری مدیریت ساختمان، تعریف بخش‌های اختصاصی و مشاعات در تمام ساختمان، تدوین جامع حقوق مالکین و ساکنین ساختمان، نحوه تخصیص و تجمیع هزینه‌های مشترک و یا اختصاصی در ساختمان، هر نوع جریان مالی در فعالیت‌های مربوط به ساختمان پرداخته می‌شود.
• ممکن است که در تنظیم اساسنامه ساختمان به برخی موضوعات متفرقه از قبیل چگونگی اجرای برنامه‌های بازسازی، چگونگی نقل‌وانتقال ساکنین و حتی چگونگی خرید و فروش واحدها نیز پرداخته شود.

تعیین مشخصات ساختمان اولین فصل از بخش های مختلف اساس نامه ساختمان است. معمولاً عدم نگاه حقوقی در همین فصل مقدماتی باعث مشکلات آتی در ساختمان‌های بزرگ خواهد شد. بخش برجسته‌ای از مشاوره اساس‌ نامه ساختمان نیز به چگونگی و تعریف کلی از همین فصل اول مربوط می‌شود که می‌تواند جزئیات الزامی آن، شامل موارد زیر باشد:

• مشخصات ساختمان باید شامل جزئیاتی از نام و نشان آن باشد. قاعدتاً هر مجتمع مسکونی یا تجاری باید نام مشخصی داشته باشد که در ابتدای تنظیم مفاد اساس‌نامه ذکر می‌شود. در ادامه مواردی از قبیل آدرس دقیق ساختمان درج می‌شود. لازم است تا تمامی محدوده‌های ملکی ساختمان از قبیل تعداد واحدها، موقعیت آنها و مالکان آنها نیز ذکر شود. همچنین لازم است تا به مدت زمان فعالیت ملک و هر نوع تغییر کاربری نیز اشاره گردد.
• ساختمان در اختیار مالکان قرار دارد؛ اما ممکن است مالکان ساکن فعلی ساختمان نباشند. از نگاه کلی تمامی مالکان مجتمع حتی کسانی که در آپارتمان ساکن نیستند، عضو مجتمع محسوب شده و باید از اختیارات حقوقی مالکیت برخوردار باشند. در عین ‌حال با وجود آنکه ساکن مجتمع نیستند، نسبت ‌به جریان‌های داخلی آپارتمان وظایفی دارند. این وظایف با جزئیات ذکر خواهد شد. اما لازم است تا در همان ابتدای تنظیم اساس‌نامه به تمامی اعضا و افراد اعم از مالکین و ساکنین اشاره شود. به ‌این ‌ترتیب از تمامی افرادی که نسبت ‌به اساس‌نامه مسئولیتی دارند، مطلع هستیم.

یک ساختمان چه مسکونی و یا تجاری در تعامل تعداد زیاد افراد کنار یکدیگر مدیریت می‌شود. به نوعی صرفاً با تعیین مدیر، تمامی وظایف اداره ساختمانی و یا تصمیم‌گیری‌ها بر عهده وی نیست. در عین ‌حال هیچ ‌کسی اعم از مالکین و یا ساکنین نمی‌توانند به بهانه ساکن نبودن و یا مالک نبودن از وظایف خود در اداره ساختمان شانه خالی کنند. البته زمانی در تعیین وظایف توانمند هستیم و می‌توانیم قدرت اجرایی داشته باشیم که از قبل اساسنامه ساختمان را به‌ درستی تنظیم کرده باشیم.
نهادها و یا کسانی که می‌توانند یک ساختمان را اداره کنند شامل مجمع عمومی ساختمان، هیئت مدیره، بازرسان، تمامی مالکین و تمامی ساکنین هستند. در این ‌میان مجمع عمومی و یا هیئت مدیره از نهادهای ساختمانی هستند که دایره اختیارات جمعی دارند. اما هر یک از مالکین به اعتبار مالک بودن حتی با وجود آنکه ساکن نیستند و یا مستاجرین می‌توانند در جلسات عمومی ساختمان شرکت کرده و در چگونگی تخصیص موضوعات اساسی اظهار نظر نمایند.
در جزئیات تنظیم اساس‌نامه به تمامی این اختیارات پرداخته می‌شود. عموما بخش بزرگی از برنامه مشاوره اساس‌ نامه ساختمان نیز برای تعیین محدوده حضور و اظهار نظر تا قدرت تصمیم‌گیری نهادها و افراد حقوقی از قبیل مالکین و یا ساکنین است.

یکی از اهداف تنظیم اساسنامه ساختمان برای نظم بخشیدن به جلسات برگزار شده در ساختمان است. قاعدتاً برای آپارتمان‌های کوچک اطلاع ‌رسانی و هماهنگی برگزاری جلسات ساده است. اما وقتی ابعاد ساختمان از حدی بزرگتر است و تعداد ساکنین و یا مالکین بسیار زیاد است، دیگر نمی‌توانیم با یک دورهمی ساده جلسات مجمع ساختمان را برگزار کنیم. ما به یک برنامه مقرراتی در چگونگی برگزاری مجمع‌ها نیاز داریم که از فصل‌های کلیدی در تنظیم اساس‌ نامه ساختمان است.
در ساختمان‌های بزرگ مانند مجتمع‌های مسکونی در کل دو نوع مجمع تشکیل می‌شود که مجمع عمومی عادی و مجمع فوق‌العاده هستند. مجمع عمومی عادی یک جلسه همگانی از تمامی اعضا است و از قبل در مورد تاریخ برگزاری آن تصمیم‌گیری شده ‌است. در تنظیم اساس‌نامه با جزئیات به چگونگی برگزاری این مجمع از قبیل ساعت، روز، محل و حتی دستور جلسه پرداخته می‌شود.
برای چگونگی تشکیل جلسه مجمع نیز در تنظیم اساس‌ نامه ساختمان قوانینی قید می‌شود. به ‌هر حال ممکن است برخی از اعضا در این جلسه حاضر نباشند و باید برای این منظور و به رسمیت شناختن برگزاری جلسه پیش ‌بینی‌هایی صورت بگیرد. به ‌عنوان مثال بسیاری از اساس‌نامه‌ها به شکلی تنظیم می‌شوند تا با حضور نیمی از اعضای جلسه به رسمیت شناخته شده و برگزار می‌گردد. چگونگی تنظیم دستور جلسه مجمع‌های ساختمانی از جزئیات حقوقی است که باید به ‌طور دقیق در اساس ‌نامه ساختمان ذکر شود.

هیئت مدیره مهمترین نهاد نظارتی و همچنین اجرایی در ساختمان‌های بزرگ است. این هیئت می‌تواند شامل تنها یک نفر و یا چندین نفر از اعضا باشد. همچنین حتی می‌توانیم از یک فرد با توانایی مدیریتی خارج از ساختمان برای این منظور استفاده کنیم. در چنین شرایطی به جهت ابعاد بزرگ مسئولیت‌ها و یا حساسیت بالای مدیریتی تصمیم گرفته می‌شود که فردی خارج از دایره ساختمان جهت اداره امور اجرایی آن استخدام گردد.
آنچه مهم است، باید در تنظیم اساسنامه ساختمان به چگونگی تعیین مدیر و یا هیئت مدیره پرداخته شده باشد. در عین ‌حال لازم است تا با جزئیات به تمامی وظایف این نهاد اشاره شود.
وظایف مدیریت ساختمان گسترده است و می‌تواند شامل جزئیاتی از قبیل اداره امور اجرایی ساختمان، مدیریت تأسیسات، اجرای تمامی مصوبات مجمع عمومی ساختمان، برآورد و تفکیک هزینه‌ها، تعیین شارژ، اجرای سیاست‌گذاری بودجه ساختمان، تعیین آیین‌نامه‌های اجرایی است. آنچه مهم است، باید در تنظیم اساس‌نامه به محدوده وظایف مدیریت ساختمان اشاره شده باشد و این نهاد اجرایی باید از محدوده کاری خود به ‌طور کامل اطلاع داشته باشد. چگونگی تعریف وظایف نیز از جمله جزئیات کلیدی در برنامه مشاوره اساسنامه ساختمان است.

یکی دیگر از موضوعات کلیدی برای نگارش اساسنامه ساختمان، اهمیت بازرسی است. به ‌هر حال هر ساختمانی که در آن تعداد زیاد مصوبات مجمع تهیه می‌شود و قرار است تا برنامه بودجه‌بندی برای اجرای تک‌ تک آنها تدوین شود، نیاز به بازرسی هم دارد. در تدوین اساس‌نامه باید به چگونگی تعیین بازرسی و وظایف آن نیز بپردازیم.
این شخص بازرس در کل وظایف نظارتی دارد و باید در چارچوب وظایف خود، مسیر اجرای مصوبات توسط هیئت مدیره را مطابق با قوانین اساس‌نامه پیگیری کند. همچنین لازم است تا در جلسات مجمع در مورد مقدار دارایی‌های ساختمان و حساب‌های نهایی ارائه ‌شده توسط مدیریت اظهارنظر نماید. هر نوع درخواست بازرسی از هیئت مدیره باید به شکل مکتوب صورت ‌گرفته و هیئت مدیره نیز موظف است تا طبق قوانین اساس‌نامه پاسخ‌های قانع‌کننده‌ای داشته باشد. آنچه مسلم است، نقش بازرس برای شفاف شدن تمام هزینه‌ها و اجرای صحیح تمامی مصوبات الزامی است، اما زمانی وجه اجرایی دارد که از قبل و حین نگارش متن اساسنامه ساختمان با جزئیات وظایف بازرسی تشریح شده باشد.

هر ساختمانی هزینه‌هایی دارد که باید توسط مالکین و ساکنین آن پرداخت شود. در عین ‌حال ممکن است که این ساختمان مورد نظر درآمدهایی نیز داشته باشد که باید چگونگی مصرف آنها دقیق تشریح شود. در کل لازم است تا برای ساختمان حساب جداگانه تهیه شده و نظارت دقیق در جریان مالی از هزینه‌ها و پرداخت‌ها و درآمدها صورت بگیرد. تنها با تنظیم درست متن اساس‌نامه است که می‌توانیم جریان مالی ساختمان را مدیریت کرده و از هر نوع سوءاستفاده و یا ظن بی‌مورد جلوگیری کنیم. بخش بزرگی از برنامه‌های مشاوره اساسنامه ساختمان در مورد همین تدوین مقررات مالی ساختمان و شفاف‌سازی هزینه‌ها است. در این‌باره به برخی از نکات کلیدی توجه کنید:

• لازم است که امور مالی ساختمان در چارچوب بودجه مصوب هیئت مدیره و زیر نظر خزانه دار انجام شود.
• لازم است تا همه‌ساله گزارش کامل و دقیق توسط خزانه‌دار در مجمع عمومی ارائه گردد که به تصویب هیئت مدیره برسد.
• لازم است تا کاملاً شفاف از هر نوع هزینه مشترک در اساس‌نامه صحبت شود. این هزینه‌ها شامل حفظ و نگهداری ساختمان از تأسیسات و تجهیزات، حق‌الزحمه مدیران، هزینه‌های اجرایی ساختمان می‌شود. فهرست هزینه‌ها طولانی است و باید در متن اساس‌نامه به جزئیات آنها دقیقاً اشاره شده باشد.
• لازم است هزینه هر واحد ساختمان مثلاً شارژ ماهیانه دقیق محاسبه و در اساس‌نامه قید گردد.
• لازم است تا هر نوع بهره‌برداری خصوصی از مشاعات ساختمان در اساس‌نامه قید شود و در مورد هزینه‌های آن تصمیم‌گیری صورت بگیرد.
• در اساس نامه باید برای عدم پرداخت هزینه‌ها توسط مالک و یا مستأجر پیش‌ بینی‌های لازم انجام ‌شده باشد. قاعدتاً مدیر ساختمان طبق مفاد پیش ‌بینی ‌شده می‌تواند برای وصول مطالبات اقدام کند. اهمیت دامنه اختیارات مدیر در اساس‌نامه آنچنان است که حتی می‌تواند برای وصول مطالبات ساختمان از طریق مراجع قانونی و توقیف اموال اقدام نماید.