فضاسازی و قرار دادن میز کنفرانس در ابعادی کافی با حداکثر تعداد صندلی به شکلی که هم دسترسی ساده باشد و هم هر کسی از تسلط کامل در فضای کنفرانس برخوردار شود، قاعدتاً مهمترین نکته در طراحی سالن کنفرانس است. برای این منظور انواع ایده‌ها از طراحی U شکل، ضیافتی، آمفی‌تئاتر و البته میز کنفرانس گرد کارایی دارند. البته از میان تمامی این ایده‌ها طراحی سالن کنفرانس گرد بیش از همه مورد توجه قرار گرفته است.
هدف از راه‌اندازی و تجهیز سالن کنفرانس قرار دادن تعداد زیاد صندلی حول یک میز محوری برای برگزاری جلسات بزرگ است. به شکلی که هر کسی با نشستن بر روی یکی از صندلی‌ها هم تسلط کامل بر فضای جلسه را داشته باشد و هم از قابلیت تعامل با جلسه و حتی سخنرانی برخوردار شود. طراحی سالن کنفرانس گرد بهترین ایده برای ساخت چنین فضایی است. در این مقاله از گروه مهندسی نیکان به نکته‌هایی از اصول طراحی و ساخت سالن کنفرانس گرد می‌پردازیم.
منظور از سالن کنفرانس گرد چیست؟
سالن کنفرانس گرد با محوریت قرار دادن یک میز بزرگ و دایره‌ای شکل و تعداد کافی صندلی شکل می‌گیرد. قاعدتاً می‌دانید که میز کنفرانس برجسته‌ترین عنصر طراحی و دیزاین در چنین فضاهایی است که باید با توجه به ابعاد اتاق انتخاب شده و کارایی کامل برگزاری یک جلسه بزرگ میان چندین نفر مدعوین را داشته باشد.
در ایده سالن کنفرانس گرد از یک میز بزرگ و دایره‌ای شکل استفاده می‌کنند که می‌تواند سطحی یکدست داشته و یا طراحی آن به شکل دوناتی باشد. تمامی صندلی‌های کنفرانس حول این میز قرار می‌گیرند. تعداد صندلی‌ها با توجه به تعداد پنل‌های نصب شده بر روی میز تعیین خواهد شد، اما این امکان وجود دارد که به فراخور نوع برگزاری جلسه تعداد صندلی‌های دور میز کنفرانس گرد را کم و یا زیاد کنیم. میز کنفرانس گرد یکی از بهترین روش‌های طراحی و اجرای سالن کنفرانس در اتاق‌های کوچک و یا طراحی کنفرانس‌های کوچک با تعداد شرکت کنندگان کم است. در عین حال روش طراحی آن برای برگزاری جلسات همفکری که محوریتی با عنوان سخنران ندارد، ایده‌آل است.
مزایای طراحی سالن کنفرانس گرد
معمولاً محدودیت فضا باعث می‌شود تا طراحان ایده طراحی سالن کنفرانس گرد را مطرح کنند. این در حالی است که اصولاً از سبک میزهای گرد برای برگزاری جلسات کوچک اما به سبک کنفرانسی استفاده می‌شود. همچنین در حالیکه تمامی صندلی‌ها بدون اولویت جایگاه در یک سطح برابر قرار دارند. با در نظر گرفتن این نکات مزایای طراحی سالن کنفرانس گرد به قرار زیر است:
- میزهای کنفرانس گرد مناسب طراحی سالن‌های کوچک کنفرانسی هستند.
- برای طراحی سالن‌های کنفرانس با تعداد کم صندلی که مانند کنفرانس‌های باجه تلفنی مناسب هستند.
- تمام فضای اطراف میزهای گرد به یک اندازه در دسترس مدعوین کنفرانس قرار دارد.
- هیچ صندلی بر دیگر صندلی‌ها ارجحیت ندارد و تمامی افراد از یک میزان تسلط بر جلسه برخوردار هستند. این ویژگی مناسب برگزاری جلسات گروهی مانند جلسات مشاوره و همفکری و… است.
- به راحتی می‌توانیم تعداد صندلی‌ها در اطراف میز کنفرانس گرد را مدیریت کنیم.
- افراد حاضر در جلسه از دسترسی ساده و کافی به تمامی امکانات کنفرانس برخوردار هستند و به خوبی می‌توانند جریان برگزاری جلسه را دنبال کنند.
- مدیریت کنفرانس در میزهای گرد ساده است.
- به نسبت از دیگر روش‌های دیزاین و طراحی سالن کنفرانس با قیمت کمتر اجرا می‌شوند.
محدودیت‌های طراحی سالن کنفرانس گرد
اگر چه ساخت سالن کنفرانس گرد برای برگزاری جلسات کوچک از نوع مشاوره و یا همفکری بهترین ایده است و در کل مناسب فضاهای کوچک کارایی دارد؛ اما در این‌باره محدودیت‌هایی نیز وجود دارد که به قرار زیر دسته بندی می‌کنیم:
- طراحی سالن کنفرانس گرد برای فضاهای مستطیلی شکل مناسب نیست.
- تعداد افراد برای حضور در چنین سالن‌هایی محدود است. معمولاً نمی‌توانیم این میزهای گرد را در ابعاد خیلی بزرگ طراحی کنیم.
- با بزرگ شدن ابعاد میز کنفرانس گرد از سطح دسترسی تا تسلط افراد بر جریان جلسه کاسته می‌شود.
- هیچ صندلی جایگاه محوری ندارد. این نوع سالن‌ها مناسب برگزاری جلسات سخنران محور نیستند.
- در صورت طراحی در ابعاد کوچک ممکن است افراد از فضای میز کافی برای انجام کارهای خود برخوردار نباشند.
نکته هایی برای طراحی سالن کنفرانس گرد
سالن کنفرانس گرد نیز به مانند هر سالن دیگری برای برگزاری جلسات بزرگ با تعداد افراد زیاد طراحی شده است. در این سالن‌ها نیز با الزامات برگزاری یک فضای جلسه محور روبرو هستیم و در کل سالن باید مطابق با الزامات کنفرانسی طراحی شود. این الزامات و نکته‌ها طراحی سالن کنفرانس گرد به قرار زیر هستند:
ابعاد میز با فضای اتاق همخوانی داشته باشد
میز کاملاً گرد برجسته‌ترین عنصر محیطی در طراحی سالن کنفرانس گرد است؛ اما ابعاد این میز باید با فضای حاکم بر سالن همخوانی داشته باشد. به شکلی که در اطراف میز فضای کافی برای رفت و آمد تمامی افراد حاضر در جلسه به راحتی فراهم شود. در عین حال برای طراحی میزهای بزرگ بهتر است که از الگوی ساخت میزهای گرد دوناتی شکل استفاده کنید.
سیستم صوتی فراگیر در سالن کنفرانس گرد
از آنجا که تمامی محیط اطراف میز کنفرانس گرد به یک اندازه همگن است، قاعدتاً تمامی حضار در جلسه به یک اندازه توزیع صدا از طریق بلندگو نیاز دارند. نصب سیستم صوتی در این کنفرانس‌ها معمولاً کوچک و برای یک اتاق با ابعاد محدود در نظر گرفته می‌شود.
صندلی‌های کنفرانس
در طراحی سالن کنفرانس گرد نیز به مانند دیگر سالن‌ها باید از صندلی‌های مناسب میز کنفرانس استفاده کنید. این صندلی‌ها در ابعاد استاندارد یک صندلی اداری اما با قابلیت محدود در شخصی‌سازی طراحی می‌شوند. در عین حال بهتر است که برای جانمایی در اطراف میز کنفرانس گرد از صندلی‌های دسته دار اما بدون چرخ استفاده شود تا به این ترتیب از طرفی افراد امکان قرار دادن دست‌ها بر روی دسته را داشته باشند و حین برگزاری جلسه خسته نشوند و همچنین با طراحی بدون چرخ نظم جلسه کنفرانس به هم نریزد.
استفاده از سیستم‌های کنفرانس و پنل‌های VSP
معمولاً در میزهای کنفرانس گرد کوچک نیازی به نصب میکروفن برای تمامی صندلی‌ها نداریم؛ اما به هر حال لازم است تا برای امکان استفاده از اطلاعات کنفرانس و تعامل افراد با یکدیگر از تجهیزات مدرن مانند پنل رومیزی VSP آن‌هم مناسب میزهای گرد استفاده کنید.
آکوستیک بودن سالن
آکوستیک بودن از الزامات برای طراحی سالن‌های کنفرانس است و هر اندازه ابعاد سالن کوچکتر باشد، حساسیت طراحی آکوستیک نیز بیشتر است. از آنجا که معمولاً برای فضاهای کوچک از طراحی سالن کنفرانس گرد استفاده می‌شود، لزوم آکوستیک شدن جداره‌ها دوچندان است. در عین حال برای پوشش جداره، سقف و حتی کف سالن باید از متریال‌های میرا کننده صدا استفاده شود تا باعث بازگشت صدا در فضا نگردد.
روشنایی سالن کنفرانس گرد
روشنایی سالن کنفرانس گرد بر محوریت یک چراغ مرکزی و روشنایی‌های اطراف آن شکل می‌گیرد. مرکز میز کنفرانس گرد برجسته‌ترین مکان در طراحی چنین فضایی است که لازم است برای تأمین روشنایی در حد یک شدت استاندارد سطح میز کار اقدام کنید.
طراحی سالن کنفرانس گرد خوبه یا نه؟
طراحی سالن کنفرانس گرد ایده هوشمندانه برای ایجاد فضایی جلسه محور در اتاق‌های کوچک اداری است. قرار دادن یک میز گرد همه افراد حاضر در جلسه را به یک اندازه به فضای جلسه حاکم می‌کند و همگی با تسلط کامل تمامی جریان برگزاری جلسه را دنبال خواهند کرد. اما این طراحی باید با توجه به ابعاد محیط، تعداد افراد حاضر در جلسه و نوع دسترسی‌ها انجام شود. برای انجام طراحی سالن کنفرانس گرد و هر نوع ایده در طراحی روش‌های متداول سالن کنفرانس می‌توانید از خدمات طراحی گروه توسعه مهندسی نیکان استفاده کنید.