آیا سالن کنفرانس همان سالن همایش است؟ در غیر این صورت تفاوت سالن کنفرانس و همایش در چیست؟ و آیا میتوانیم از این سالنها برای اهدافی مشترک در برگزاری همایشها و یا کنفرانسها استفاده کنیم؟
کنفرانس و همایش هر دو جلساتی بزرگ هستند که با حضور تعداد زیاد افراد و با هدفی مشترک برگزار میشوند. هر دوی این جلسات برای برگزاری به پیش فرضهایی مانند مکان مناسب با طراحی و دیزاین تخصصی نیاز دارند. تقریباً تمامی شرکتها، سازمانها، نهادهای خصوصی و دولتی و حتی فضاهای عمومی به طراحی و اجرای سالن همایش و یا سالن کنفرانس نیاز دارند. با این وجود نگرش طراحی تا پیادهسازی این سالنها متفاوت است. در این مطلب از نیکان قصد داریم تا به تفاوت سالن همایش و کنفرانس بپردازیم و این دو فضا را از نظر طراحی تا قابلیتهای کاربردی تفکیک کنیم.
مشاوره رایگان طراحی و تجهیز سالن کنفرانس و همایش
تفاوت سالن کنفرانس با همایش در تعریف
قبل از آنکه بخواهیم از تفاوت سالن کنفرانس و همایش صحبت کنیم، لازم است تا با این دو نوع گردهمایی بیشتر آشنا شوید و از تفاوتهای آنها بدانید.
همایش چیست؟
همایش یک نوع گردهمایی بزرگ میان افرادی است که زمینههای شغلی، فکری و یا فرهنگی یکسان دارند. همایشها با هدف تبادل اطلاعات و یا تبلیغات برگزار میشوند و افراد حاضر در آن لزوماً اهداف و یا نیازها و شرایط یکسانی ندارند. همایشها معمولاً برای بیان توانمندیها، اهداف، برنامهها یک سازمان برای افرادی خارج از سازمان برگزار میشود که میتواند پیش زمینه اقتصادی، فرهنگی، اجتماعی و حتی ورزشی داشته باشد. در همایشها معمولاً مدعوین تماشاگر و برگزارکنندگان سخنران هستند.
کنفرانس چیست؟
کنفرانس نیز یک نوع گردهمایی با هدف تبادل اطلاعات است؛ اما این اطلاعات در بستری کاملاً هدفمند و ساختار یافته شکل میگیرد. هر کنفرانس با دستور جلسه و برای تبادل اطلاعات بر روی یک یا چند موضوع خاص انجام میشود. افراد حاضر در کنفرانس یا وابسته به یک سازمان هستند و یا از چندین سازمان اما با هدفی مشترک گرد هم جمع شدهاند. کنفرانسها برای تبلیغات و یا بیان اهداف و توانمندیها و برنامهها نیستند؛ بلکه مکانی برای بحث و تبادل نظر به جهت بهبود برنامهها و توسعه اهداف سازمانی برگزار میشوند. در کنفرانس تمامی افراد میتوانند برای سخنرانی و تبادل نظر اقدام کنند.
با پیش فرضی که از این جلسات داریم، حالا بهتر میتوانیم از تفاوت سالن همایش و کنفرانس در اجرا تا اهداف این دو نوع گردهمایی صحبت کنیم. تفاوت جلسات همایش و کنفرانس به قرار زیر است.
کنفرانس و همایش چه تفاوتهایی دارند؟
- همایشها برای عموم افراد علاقمند هستند و معمولاً برای افرادی خارج از سازمان و با هدف معرفی هر چه بهتر سازمان انجام میشود؛ اما افراد حاضر در کنفرانس همگی حرفهای و متخصص هستند که به نوعی یا از سازمان هستند و یا ارتباطی با سازمان برگزارکننده کنفرانس دارند.
- در همایشها معمولاً بر روی موضوعی مرکزی تبادل اطلاعات میشود و لزوماً در جستجوی نتایج خاصی نیستند. بیشتر برای نشان دادن اطلاعات و دستاوردها است. اما در کنفرانس کاملاً تخصصی بر روی حوزهای خاص متمرکز هستند و برای رسیدن به نتایجی هدفمند شکل میگیرد.
- همایشها عموماً ساختار تخصصی دارند و بیشتر به شکل شفاهی و با ارائه ویدیو برگزار میشوند؛ اما کنفرانسها معمولاً با محوریت حوزهای خاص و به شکل جلسات تخصصی برگزار میشوند.
- هدف از برگزاری همایشها افزایش اطلاعات در مورد یک موضوع خاص است؛ اما در کنفرانسها اهدافی همچون تعامل شخصی میان شرکت کنندگان و در نهایت پیشرفت در آن حوزه مد نظر قرار دارد.
کاملاً مشخص است که جلسات کنفرانس و همایش چه از نظر ساختاری، محتوایی و اهداف و حتی روش برگزاری متفاوت هستند. به این ترتیب به ابزارهایی تخصصیتر مانند سالن مخصوص برگزاری کنفرانس و یا همایش نیاز دارند.
نگاهی به تفاوت سالن همایش و کنفرانس
چگونگی تجهیز سالنها با هدف برگزاری جلسات کنفرانس و یا همایش با یکدیگر متفاوت است. احتمالاً بتوانید در سالن همایش جلساتی مانند کنفرانس را برگزار کنید و یا بالعکس؛ اما قطعاً جلسهای حرفهای نخواهد شد. سالن همایش و یا سالن کنفرانس دو مکان با طراحی و کاربردی تخصصی هستند. تفاوت سالن کنفرانس و همایش به قرار زیر است:
از نگاه ساختاری:
ساختار و طراحی، برجستهترین تفاوت سالن کنفرانس و همایش است. سالنهای کنفرانس جلسه محور هستند؛ اما سالنهای همایش سخنران محور هستند. در سالن کنفرانس قرار است تا همگی افراد از امکان تبادل نظر برخوردار باشند و این در حالی است که در سالن همایش عموم افراد فقط تماشاچی و شنونده سخنرانی هستند.
ساختار سالن کنفرانس برای برگزاری جلسات شکل میگیرد. به شکلی که معمولاً از یک میز مرکزی و با قرار دادن تعداد زیاد صندلی در اطراف میز طراحی میشوند. در سالنهای کنفرانس بزرگ ردیف صندلیها همچنان با محوریت میز اصلی کنفرانس جانمایی میشوند. اما ساختار سالن همایش بیشتر شبیه به سالن سینما است و ردیف صندلیها با هدف مسلط بودن بر صحنه و گوش دادن به سخنران چیده شدهاند. در سالن همایش محوریتی برای برگزاری جلسات پیش بینی نشده است و ساختار آن با هدف برگزاری سخنرانیها مناسب است.
تجهیزات صوتی و تصویری:
تبادل اطلاعات بدون استفاده از تجهیزات صوتی و تصویری در سالنهای همایش و کنفرانس امکان پذیر نیست. اما چگونگی استفاده از این تجهیزات و حتی نوع تجهیزات کار شده از مهمترین تفاوت سالن همایش و کنفرانس است.
سالنهای همایش با محوریت صفحه نمایش بزرگ و تماشای فراگیر ویدیوها طراحی میشوند. در این سالنها معمولاً از ویدیو پروژکتورهای قدرتمند و صفحه نمایشهای بزرگ استفاده میکنند. کل سالن با محوریت صفحه نمایش طراحی شده است. همچنین سیستم صوتی فراگیر با جانمایی تعداد زیاد بلندگو در تمام محیط سالن پیش بینی خواهد شد. اما صفحه نمایش در سالن کنفرانس کوچکتر است. اگر چه تمامی صندلیها و نحوه چیدمان میز کنفرانس به شکلی است که به صفحه نمایش مسلط هستند؛ اما این صفحه نمایش نقش محوری ندارد. همچنین در سالنهای کنفرانس قابلیت برگزاری جلسات به شکل ویدیو کنفرانس پیش بینی خواهد شد.
تجهیزات تخصصی سالن کنفرانس و همایش:
استفاده از تجهیزات تخصصی بخش پررنگی از تفاوت سالن همایش و کنفرانس است. در تجهیز سالن کنفرانس به سیستمهایی از قبیل دوربین اتوترک، پنلهای VSP، سیستم تصویربرداری خودکار، سیستم ویدیو کنفرانس نیاز داریم. در واقع قرار است تا برای هر یک از حضار امکان سخنرانی و تبادل نظر وجود داشته باشد. پنلهای VSP برای ارتباط ساده و تبادل اطلاعات هستند. تجهیزاتی مانند دوربین اتوترک و یا سیستم تصویر برداری خودکار برای تمرکز صفحه نمایش بر روی فرد سخنران در هر جای جلسه است. به این ترتیب هر یک از صندلیهای تعریف شده در سالن کنفرانس از تمامی امکانات ارتباطی و قابلیت سخنرانی در جلسه برخوردار هستند؛ اما این امکانات در تجهیزات سالن همایش پیش بینی نمیشود و حضار به سادگی از امکان تبادل اطلاعات و سخنرانی برخوردار نیستند.
صندلیها در سالن کنفرانس و یا همایش:
نوع صندلیها یکی دیگر از موارد کلیدی تفاوت سالن کنفرانس و همایش است. صندلیها در سالنهای همایش با محوریت سِن به شکل ردیفی چیدمان میشوند. در عین حال ساختار چیدمان صندلیها حالت پلکانی دارد و تمامی آنها ثابت و با بخش نشیمنگاه تاشو هستند. صندلیهای سالن همایش را نمیتوانید جابجا کنید. اما صندلیها در سالن کنفرانس مخصوص برگزاری یک جلسه تمام عیار انتخاب میشوند. این صندلیها ثابت نیستند و میتوان آنها را جابجا کرد. همچنین راحت و برای حضور افراد در جلسات طولانی مدت طراحی شدهاند. حتی برخی از این صندلیها چرخدار هستند که در این صورت افراد حاضر در سالن کنفرانس از امکان راحتی قابل توجهی برخوردار میشوند. برای اطلاعات بیشتر درباره تفاوت صندلی سالن همایش و کنفرانس پیشنهاد میکنیم به مقاله آن مراجعه کنید.
زیرساخت ها و متعلقات سالن همایش یا کنفرانس:
سالنهای همایش و کنفرانس حتی در چگونگی طراحی زیرساختها و فضاهای جانبی تا متعلقات سالن با یکدیگر متفاوت هستند. تمامی این سالنها به بخشهای جانبی مانند بخش ورودی و پذیرش، سالن پذیرایی و یا سالن انتظار، صحنه و فضاهای خدماتی نیاز دارند.
معمولا بخشهایی از قبیل پذیرش، سالن انتظار، صحنه و یا فضاهای آمادهسازی پشت صحنه در طراحی سالن همایش پررنگتر از سالن کنفرانس است. این در حالی است که ممکن است یک سالن کنفرانس از فضاهای خدماتی برجستهتری برخوردار باشد. تعداد زیاد مدعوین در سالنهای همایش نیاز آنها به طراحی فضاهای جانبی را برجستهتر میکند. مثلاً جانمایی تعداد کافی سرویس بهداشتی و یا نصب سیستمهای امنیتی بیشتر از قبیل دوربینهای مداربسته و… از چنین زیرساختها در تفاوت سالن کنفرانس و همایش هستند.
ابعاد سالن کنفرانس و یا همایش:
ابعاد سالن مؤلفه کاملاً نسبی است؛ اما معمولاً یک سالن همایش به فضایی کاملاً بزرگ و برجسته نیاز دارد. این در حالی است که به راحتی میتوانیم در یک اتاق و یا یک سالن معمولی ساختمان برای طراحی و دیزاین سالن کنفرانس دست به کار شویم.
ابعاد و طراحی سالنها با هدف گردهمایی افراد لازم است تا با تعداد صندلیها همخوانی داشته باشد. مثلاً برای طراحی یک سالن با حداکثر ۸۰ صندلی میتوانیم از فضاهای ساختمانی کف مسطح استفاده کنیم. محیطی که عموماً برای طراحی سالن کنفرانس کافی به نظر میرسد؛ اما برای قرار دادن بیش از ۸۰ صندلی مثلا سالنهای بزرگ با ۲۰۰ و یا ۳۰۰ صندلی باید از محیطی با طراحی خاص و کف شیبدار استفاده کنیم. سالنهای آمفیتئاتر نمونه برجسته چنین فضاهایی هستند که میتوان از آنها به عنوان سالن همایش استفاده کرد.
سالن کنفرانس یا همایش؟
جلسات بزرگ مانند کنفرانس و یا همایش با اهداف متفاوتی برگزار میشوند. دستور جلسه در این گردهماییها تخصصی است و طبیعتاً نیازهای متفاوتی دارند. مهمترین تفاوت سالن کنفرانس و همایش در روش برگزاری جلسه است. جاییکه انتظار داریم جلسات همایش به شکل سخنران محور و جلسات کنفرانس به شکل تعامل محور برگزار شوند. همین تفاوت ساده کافی است تا استانداردها، پیشفرضها، نیازها و در کل اصول طراحی سالن کنفرانس و همایش با یکدیگر متفاوت باشد. برای طراحی تخصصی هر نوع سالن همایش و یا سالن کنفرانس در ابعاد مختلف و با رعایت تمامی استانداردها و بهرهمندی از تجهیزات مدرن میتوانید از خدمات فنی و مهندسی گروه نیکان استفاده کنید.