وظایف شرکت مدیریت ساختمان

وظایف شرکت مدیریت ساختمان در مجتمع های مسکونی، اداری و تجاری طیف وسیعی از خدمات را در بر گرفته که توسط مدیر ساختمان اجرا می‌شود.

مقدمه

در طول دهه اخیر شاهد تغییراتی در سبک ساخت و ساز ساختمان های نوساز و تبدیل ساخت سنتی به ساختمان های لوکس بوده ایم. سازندگان برند در سازه هایشان سعی می کنند تمامی امکانات رفاهی را لحاظ و ساختمانی لوکس و درخور تولید نمایند. اما بعضاً به دلیل عدم رشد فرهنگ آپارتمان نشینی برخی بهره برداران متناسب با یک ساختمان فاخر و همچنین عدم وجود مدیری حرفه ای و هماهنگ کننده در شروع بهره برداری ساختمان، ناهنجاری هایی بوجود آمده است.در شروع سکونت و بهره برداری از یک مجتمع، این ناهنجاری ها قطعاً صدمات جبران ناپذیری به حس اطمینان و اعتماد ساکنین زده و در ادامه ایام سکونت با افرادی گارد گرفته و لجوج در تعامل خواهیم بود.

استفاده از یک شرکت مدیریت ساختمان حرفه ای در ابتدای بهره برداری یا در طول آن که بخوبی به وظایف خود عمل می نماید، موجب جلوگیری از برخوردهای غیر ضروری ساکنین و مالکین با یکدیگر شده و فضایی سرشار از نشاط و امید برای استفاده کنندگان به ارمغان می آورد. 

۱. مدیریت اداری و مالی

انجام با دقت و اجرای بی نقص این بخش از وظایف شرکت مدیریت ساختمان ، امنیت ذهنی و راحتی خیال مالکین و بهره برداران را تأمین می نماید. بطور معمول مالکین به این بخش بیش از قسمتهای دیگر و بیش از آنچه نیاز است، اهمیت می دهند. برخی از این خدمات جزء خدمات پایه توسعه مهندسی نیکان و برخی دیگر بصورت سفارشی بسته به نوع قرارداد قابل انجام می باشند. مدیر ساختمان در حوزه امور اداری و مالی موارد زیر را می بایست به انجام رساند:

• تهیه و تنظیم پیش نویس اساسنامه و آئین نامه های سکونت یا فعالیت ساختمان با نظر مالکین و بهره برداران محترم و براساس قوانین جاری کشور
  

بهره برداران یک مجموعه ساختمانی به جهت استفاده از یکسری امکانات بصورت مشترک گرد آمده‌اند، لذا تنظیم  اساسنامه بیشتر از هر مورد دیگری جز ملزومات اجرایی یک مجتمع و مدیریت ساختمان است. اساسنامه حق و حقوق ساختمان، مالکین، بهره برداران و مدیر ساختمان نسبت به یکدیگر را مشخص می کند.

• تشکیل مجامع عمومی و فوق العاده به در خواست هیأت مدیره ساختمان

•  جمع داری اموال مجموعه و بازدید دوره ای ساختمان
  

جمع داری و آماردهی اموال مجموعه جزء اولین اقدامهای یک مدیر ساختمان است. دارایی‌های مالی و مادی یکی از مهم ترین سرمایه های یک نهاد یا فرد محسوب می شود. مهم ترین هدفی که جمع داری اموال به دنبال آن است حفظ و استفاده صحیح از اموال است. یکی از نکات بسیار مهم در برندینگ ساختمان نیز ثبت شناسنامه کالا ها و محاسبه عمر مفید آن ها است.

• جمع‌آوری اطلاعات و مستندات و تهیه شناسنامه فنی ساختمان

مستندات به مجموعه اسنادی مانند شناسنامه فنی ساختمان، فهرست اموال، مستندات فنی تعمیرات و نگهداری، صورت بدهی ها و پرداختی‌هایی مثل قبوض انرژی مصرف شده (آب،برق،گاز)، مالیات، پایان کار و پرداختی پسماند های شهرداری و  … اطلاق شده که به دو دسته مستندات عمومی و مستندات خصوصی تقسیم می شوند.

•  بودجه بندی، نگهداری و کنترل حساب ها

این بخش بودجه بندی کلیه هزینه های ثابت و متغیر و ذخیره اضطراری، انجام کلیه دریافت ها و پرداخت ها، نگهداری حساب های مالی و صندوق ساختمان را شامل می شود. حسابداری به صورت سنتی یا با استفاده از سیستم آنلاین مالی حرفه ای مدیریت ساختمان می تواند انجام پذیرد.

• امور حقوقی

در صورت بروز مشکل یا عدم پرداخت عامدانه شارژ، مدیر ساختمان رأسا یا با استفاده از مشاورین شرکت که از اعضاء کانون وکلاء دادگستری می باشند، اقدام به رفع می نماید. رفع معارضان احتمالی، اخذ مفاصاحساب های لازم از ارگان ها، اخذ کلیه مجوزهای لازم از وظایف شرکت مدیریت ساختمان می باشد.

• تهیه بیمه نامه های لازم

 انجام به موقع و با پوشش مناسب تمامی بیمه های لازم یک ساختمان از وظایف شرکت مدیریت ساختمان است. بیمه هایی از قبیل: آتش سوزی، مسئولیت، آسانسور و …

همچنین شرکت مدیریت ساختمان می بایست مسئولیت خود را در قبال ساختمان، مالکین و هیأت مدیره ساختمان، نیروی انسانی شاغل در ساختمان و افراد ثالث بیمه نماید.

• امور دیگر

راه اندازی مراکز تماس جهت ثبت نظرات ، درخواست ها و اعلانات

۳. تعمیرات و نگهداری (ساختمان و تأسیسات)

از مهم ترین وظایف شرکت مدیریت ساختمان ، تعمیرات و نگهداری ساختمان و تأسیسات آن است. اقدامات پیشگیرانه و به موقع موجب افزایش طول عمر ساختمان و حفظ کیفیت و کارایی سیستم ها گشته و زندگی را رضایت بخش می سازد. شرکت مدیریت ساختمان می بایست با بکارگیری نیروهای متخصص این وظیفه را به بهترین نحو ممکن انجام دهد. توسعه مهندسی نیکان با برخورداری از سالیان سال تجربه در صنعت ساختمان گزینه مناسبی برای ارائه این خدمات به عنوان شرکت مدیریت ساختمان می باشد. سرویس تعمیرات و نگهداری شامل مواردی از این قبیل می باشند:

• ساختمان
  

• مقاوم سازی
• تعمیرات، شستشو و نگهداری نما
• تعمیرات و نگهداری مشاعات (بام، راه پله، راهروها، پارکینگ، لابی، حیاط و محوطه و …)
• بروز رسانی و ارتقاء ساختمانی مشاعات

• تأسیسات

• تأسیسات مکانیکی

سیستم سرمایش / گرمایش و کلیه تجهیزات مربوطه در موتورخانه و بام – موتورخانه و تصفیه خانه استخر – اگزاست ها – پمپ خانه و مخازن آبرسانی و سیستم اطفاء حریق

• تأسیسات برقی

سیستم توزیع برق(تابلوها)، سیستم روشنایی و نورپردازی، آنتن مرکزی، آیفون، دوربین مداربسته، اعلام حریق، ارتینگ و …

• سیستم برق اضطراری

دیزل ژنراتور و تابلوهای مرتبط

• سیستم هوشمند و BMS و مدیریت مصرف انرژی
• شبکه و کامپیوتر
• آسانسور و پله برقی
• تأسیسات ویژه

سیستم مکانیزه پارکینگ، روف ماشین، کلایمبر و …

۶- مدیریت نظافت و خانه داری

این خدمات شرکت مدیریت ساختمان از منظر رفاهی و برندینگ ساختمان نقش بسزایی داشته و با استفاده از نیروی انسانی آموزش دیده می توان انتظارات بهره‌برداران مجتمع را برآورده نمود.

• نظافت عمومی مشاعات
• خانه داری و خدمات روم سرویس

۷- مدیریت فضای سبز

کاشت، رسیدگی (هرس و وجین) و نگهداری توسط نیروی کارآزموده باغبانی در بازه های زمانی لازم و مورد نظر ساکنین از وظایف شرکت مدیریت ساختمان است. القاء بخش قابل توجهی از حس خوب زندگی و دید مثبت به بازدید کنندگان و بهره‌برداران ساختمان توسط فضای سبز صورت می گیرد. امروزه با وجود روف گاردن در مجتمع ها و استفاده مستمر ساکنین، نقش باغبانی و رسیدگی فضای سبز بسیار پر رنگ تر از گذشته می باشد.

۱. مدیریت املاک

شرکت مدیریت ساختمان به دلیل حضور دایمی در ساختمان و آشنایی با وضعیت آن ، همچنین به علت اعتماد مالکین و سرمایه گذاران، می تواند از گزینه های مناسب در مدیریت املاک ایشان باشد.مدیریت املاک شامل خدماتی نظیر: نماینده خرید، نماینده فروش و مدیریت اجاره داری املاک باشد. توسعه مهندسی نیکان با تیمی حرفه‌ای این خدمات را به مالکین و بهره‌برداران ساختمان ارائه می دهد.

۴. مدیریت فضاهای خاص

راه اندازی هریک از این فضاها بطور معمول توسط تیم بهره‌برداری ساختمان و مدیریت توسط مدیر ساختمان انجام می پذیرد. توسعه مهندسی نیکان با بهره‌گیری از تیمی حرفه‌ای و متخصص امکان ارائه این خدمات را به صورت توأم دارا می باشد. این خدمات می‌تواند بصورت تمام وقت و پاره وقت و در سطوح گوناگونی از سرویس دهی به بهره‌برداران ارائه گردد. در برخی مجموعه ها امکان در آمدزایی از این فضاها وجود داشته که می توان برای هریک برنامه های مناسبی پیشنهاد کرد.

• سالن همایش، اجتماعات و کنفرانس
• فضاهای اشتراکی، سوئیت میهمان و فضاهای استیجاری کوتاه مدت
• گالری و نمایشگاه
• سینمای خانگی
• فضای اختصاصی نگهداری و بازی کودکان
• مرکز تفریحی (Recreation Center ) : اتاق ورزش ، اتاق بازی ، اسپا و …

۶- چیدمان، دکوراسیون و گل آرایی

چیدمان فصلی ، تغییر دکوراسیون سالیانه و گل آرایی هفتگی از وظایف شرکت مدیریت ساختمان حرفه ای می باشد. این خدمات کیفیت و سطح زندگی بهره‌برداران را تا حد زیادی بهبود بخشیده و علاوه بر ایجاد ساختمانی خاص، به برندینگ مجموعه نیز کمک شایانی خواهد نمود. پروژه های مسکونی، اداری و تجاری انجام گرفته توسط توسعه مهندسی نیکان گواه این ادعاست.