آیا تجربه‌ی شرکت در جلسات اداری را دارید؟ در این جلسات هر کدام از مدعوین با چندین نوع برنامه و اطلاعات و… حاضر هستند و لازم است تا به موقع در جریان جلسه وارد شوند. در این میان مدیر کنفرانس نظم جلسه را در دست می‌گیرد و مهم است تا جریان مذاکره و یا همفکری اعضا را مدیریت کند. تمام این اتفاقات هدفمند زمانی انجام می‌شود که از تجهیزات اتاق کنفرانس به درستی استفاده کرده باشیم.
تجهیزات اتاق کنفرانس محیط جلسات مهم و اداری را از حالت سنتی خارج کرده و به سمت گردهمایی‌های مدرن و هدفمند می‌رساند. این تجهیزات برای مدیریت جلسه، نظم بخشیدن به سخنرانی افراد، نمایش فایل‌ها، تصاویر و اسناد، ثبت داده‌ها و جلوگیری از بلاتکلیفی مدعوین تأثیرگذار هستند. در این مقاله از گروه توسعه مهندسی نیکان چک لیست تجهیزات اتاق کنفرانس را معرفی خواهیم کرد.
ضمنا توجه داشته باشید که شما می‌توانید صفر تا صد تجهیز اتاق کنفرانس را بر عهده یک تیم مجرب و با سابقه در این زمینه بسپارید. گروه مهندسی و معماری نیکان، این کار را با بهترین کیفیت برای شما انجام خواهد داد.
لیست تجهیزات پایه برای راه‌اندازی اتاق کنفرانس
اتاق‌های کنفرانس مدرن چیزی فراتر از یک دورهمی اداری هستند. در این اتاق‌ها از فهرست کامل تجهیزاتی استفاده شده است که برای برگزاری یک جلسه مدرن و هدفمند و ساختار یافته الزامی هستند. مانند:
- مبلمان کنفرانس ( میز کنفرانس به همراه صندلی مناسب اتاق کنفرانس)
- سیستم کنفرانس
- میکروفن کنفرانس
- دوربین‌های مخصوص کنفرانس
- اسپیکرهای دیواری و یا سقفی
- مانیتور و پرده‌ی نمایش
- پروژکتور
- پنل های رومیزی VSP
- ویدیو کنفرانس
1- دسته بندی مبلمان اتاق کنفرانس
در هر اتاق کنفرانس و برای برگزاری جلسات باید از میز و صندلی مناسب به همراه دیگر ملزومات از قبیل کمدها و یا قفسه‌ها و… استفاده کنیم. منظور از مبلمان اتاق کنفرانس تهیه میز مخصوص کنفرانس به همراه صندلی‌های مناسب برگزاری جلسات است.
2- میز کنفرانس
اتاق‌های کنفرانس با هدف برگزاری جلسات اداری با رویکرد همفکری اعضا تجهیز می‌شوند و در بهترین حالت لازم است تا تمام شرکت کنندگان جلسه در شرایط یکسان و مسلط بر جلسه قرار بگیرند. میز کنفرانس دقیقاً با چنین هدفی طراحی می‌شود. میزهای کنفرانس در اشکال گرد، مربعی و یا مستطیلی و گاهاً بیضی شکل هستند. برای اتاق‌های بزرگ کنفرانس نیز از میزها با طراحی U و یا O شکل استفاده می‌کنند. ارتفاع این میزها هم اندازه‌ی میز اداری است، اما پهنای آنها برای دور هم نشستن چندین نفر و برگزاری جلسه کافی است. مهم‌ترین نکته هماهنگی ابعاد میز کنفرانس با مساحت اتاق است، به شکلی که رفت و آمد در اطراف میز ساده باشد و هر کسی به راحتی به هر نقطه‌ای میز دسترسی داشته باشد.
3- صندلی کنفرانس
صندلی‌های استاندارد از جمله مهم‌ترین تجهیزات اتاق کنفرانس هستند و برای استفاده طولانی مدت افراد هنگام برگزاری جلسات بزرگ با کمترین تأثیر خستگی در آنها کارایی دارند. تنوع طراحی و مدل‌های کاربردی انواع صندلی کنفرانس گوناگون است، اما معمولاً همگی این صندلی‌ها چه با سبک مدرن و یا سنتی الگوی طراحی یکسانی دارند. این صندلی‌ها با ارتفاع استاندارد میز اداری ساخته شده و معمولاً از نظر ابعاد و امکانات از صندلی‌های مدیریتی کوچک‌تر هستند. تمامی این صندلی‌ها دارای دسته‌ای ثابتی هستند تا مکانی برای قرارگیری دست افراد هنگام برگزاری جلسات طولانی باشد. این صندلی‌ها قبل از آنکه برای تحریر طراحی شده باشند، مناسب برای نشستن پشت میز و گوش دادن در آرامش کامل به سخنران هستند. صندلی کنفرانس در هر دو نوع چرخ‌دار و یا پایه ثابت طراحی شده و معمولاً از امکان شخصی سازی مانند تنظیم گودی کمر و یا زاویه‌ای تکیه‌گاه برخوردار نیستند.
4- سیستم کنفرانس
در هنگام برگزاری جلسات اتاق کنفرانس به ارتباطی هدفمند با مدیریت کامل میان تمام افراد حاضر در جلسه نیاز داریم. امکان رأی‌گیری، ترجمه همزمان، اتصال و یکپارچه سازی دستگاه‌های ویدئو کنفرانس، تصویر برداری خودکار، هماهنگی سیستم صوتی و تصویری و… همگی مجموعه قابلیت‌های ویژه از وسائل اتاق کنفرانس هستند که به طورکلی با عنوان سیستم کنفرانس معرفی می‌شود.
سیستم کنفرانس مجموعه‌ای از تجهیزات اتاق کنفرانس است که امکان برگزاری جلسات هوشمند و ارتباط هدفمند میان افراد را برقرار می‌سازد و از قابلیت‌ها مانند ذخیره محتوای جلسات، رأی‌گیری و حتی ترجمه همزمان و… برخوردار است. انواع این سیستم‌ها در جمع وسائل اتاق کنفرانس به دو شکل آنالوگ و یا دیجیتالی طراحی می‌شوند. مدل‌های آنالوگ سیستم‌های کنفرانس قدیمی هستند که تنها از امکان مدیریت دریافت و تقویت و ارسال صدای سخنران برخوردار هستند.
5- سیستم صوتی اتاق کنفرانس
سیستم صوتی برای توزیع مناسب صدای سخنران در فضای اتاق کنفرانس کارایی دارد. در هر جلسه تعداد زیادی افراد حاضر هستند و ابعاد میز کنفرانس ممکن است بسیار بزرگ شده و جلسات با حضور چند ۱۰ نفر برگزار شوند. در این میان باید برای بخش صدای هر سخنران در کل اتاق دست به کار شویم. فهرست ملزومات اتاق کنفرانس برای راه‌اندازی سیستم صوتی به این قرار زیر است:
- میکروفن سالن کنفرانس
میکروفن‌های سالن کنفرانس از نوع رومیزی هستند و در مدل‌های آنالوگ و دیجیتالی طراحی می‌شوند. میکروفون‌های دیجیتالی مدل‌های پیشرفته‌تری هستند که از قابلیت‌ها و امکانات ویژه‌ای مانند امکان رأی‌گیری، امکان حضور و غیاب، ترجمه و… پشتیبانی می‌کنند. در این میکروفون‌ها قابلیت‌های مدیریتی از قبیل امکان ضبط صوت حین سخنرانی افراد استفاده شده است. انواع این میکروفون‌ها در دو مدل مدل میکروفن کنفرانس مدعوین و میکروفن کنفرانس مدیریت جلسه دسته بندی می‌شوند. هم اکنون برخی از این میکروفون‌ها به شکل بی‌سیم طراحی شده که برای تجهیز اتاق‌های بزرگ کنفرانس و یا جابجایی فضای سالن برای برگزاری جلسات در اشکال گوناگون مناسب هستند.
- اسپیکر یا بلندگو سالن کنفرانس
اسپیکرها در بخش‌های مختلف اتاق کنفرانس نصب شده و وظیفه دارند تا صدای سخنران جلسه را به حالت کاملاً رسا برای تمام اتاق توزیع نمایند. به شکلی که تمام افراد حاضر در جلسه بدون ناراحتی و یا احساس صدای بلند تمام صحبت‌های داخل جلسه را بشنوند. نقش بلندگو به عنوان تجهیزات اتاق کنفرانس برای اطمینان از آن است که تمامی افراد حاضر در جلسه می‌توانند به طور کامل و صحیح صداها و پیام‌ها از سخنران و یا پخش ویدیو و… را درک کنند. در بیشتر اتاق‌های کنفرانس از بلندگوهای دیواری یا دکوراتیو با قابلیت تفکیک دقیق فرکانس‌های بالا، میانی و پایین صدا استفاده می‌کنند. جنس بدنه این بلندگوها کاملاً مقاوم و البته اکوستیک است و برای توزیع صدا در میان چندین بلندگو از سیستم‌های تقویت کننده آمپلی فایر استفاده می‌شود.
- سیستم کنترل مرکزی صوتی
سیستم کنترل مرکزی از تجهیزات اتاق کنفرانس است که برای اتصال میکروفن‌ها و مدیریت پخش صوت در جلسه کارایی دارد. این سیستم‌های کنترل مرکزی صوتی معمولاً به شکل رک موقت نصب می‌شوند و در انواع مختلف و با قابلیت‌های گوناگون برای کنترل عملکرد میکروفن‌ها موجود هستند. مدل‌های پیشرفته‌ی این سیستم‌های کنترل مرکزی از قابلیت‌ها مانند حذف فیدبک‌های صوتی، امکان اتصال رکوردر، سوئیچر صوتی، قابلیت نصب دوربین، امکان پخش‌کننده DVD و… پشتیبانی می‌کنند.
6- سیستم تصویری اتاق کنفرانس
در جلسات گروهی اتاق های کنفرانس بارها و بارها لازم است تا اسناد، گزارش‌ها، ویدیوها، دیتا شیت‌ها و یا پاور پوینت‌ها نمایش داده شوند. در این میان تمامی افراد در جلسه علاقه دارند تا چهره سخنران را تماشا کنند. سیستم‌های تصویری بخشی از تجهیزات اتاق کنفرانس هستند که برای مدیریت پخش ویدیوها در جلسات استفاده می‌شوند. برای راه‌اندازی سیستم تصویری استاندارد هر اتاق کنفرانس به تهیه ملزومات نمایشی و پخش تصویر نیاز داریم. مانند:
- انواع مانیتورها
استفاده از مانیتور در تجهیزات اتاق کنفرانس ایده‌ی مدرن و هوشمندانه‌ای است. این مانیتورها صفحه نمایش‌های کوچک دیجیتالی هستند که تصویر مورد نظر را برای هر پنل رومیزی اختصاصی پخش می‌کنند. البته هم اکنون ایده استفاده از مانیتور لیفت در میزهای کنفرانس محبوب است. این سیستم نوعی مانیتور مخفی شونده است که در صورت نیاز به تماشای تصاویر و یا ویدیو از جای خود در میز خارج شده و مورد استفاده قرار می‌گیرد. برخی از مدل‌های قدیمی‌تر نیز به شکل مانیتور تاشو طراحی شده‌اند.
- ویدئو پروژکتور
ویدئو پروژکتور ابزار نمایش تصاویر در تجهیزات اتاق کنفرانس است. این وسیله نوعی پخش کننده نوری تصاویر است و در اشکال گوناگون از نوع رومیزی و دیواری و یا سقفی طراحی شده است. از طریق پورت های استاندارد HDMI و یا VGA و… می‌توان با ویدیو پروژکتور ارتباط برقرار کرد و مدل‌های جدید این دستگاه به راحتی از امکان ارتباط بی‌سیم WIFI و یا بلوتوث برای پخش تصاویر از گوشی و یا لپ‌تاپ استفاده می‌کنند.
- پرده نمایش
در اتاق‌های کنفرانس که برای نمایش تصاویر از ویدیو پروژکتور استفاده می‌کنند و نصب یک عدد پرده نمایش الزامی است. پرده نمایش از بدیهی‌ترین تجهیزات اتاق کنفرانس است که در ابعاد گوناگون به اشکال گوناگون طراحی شده است. همگی این پرده‌ها برای نمایش تصویر پروژکتور هستند، اما در مدل‌های رومیزی، پایه دار، دیواری، کرکره‌ای و یا رولی با قابلیت جمع شونده و… طراحی شده‌اند. جنس این پرده‌ها و نوع رنگ آنها به شکلی است که از بازتاب نور در محیط جلوگیری کرده و برای نمایش مناسب تصویر حتی در محیط روشن اتاق کنفرانس کارایی دارند.
- ویدیو کنفرانس
ویدئو کنفرانس از تکنولوژی‌های نوین تجهیزات اتاق کنفرانس است که حضور آن در طراحی اتاق‌های مدرن و امروزی الزامی است. این سیستم به معنای امکان ارتباط زنده صوتی و تصویری بین افراد مختلف در نقاط مختلف و دور از یکدیگر است. به این ترتیب افرادی که حضور فیزیکی در اتاق کنفرانس ندارند، قادر هستند تا از طریق سیستم ویدئو کنفرانس وارد جلسه شده و تبادل نظر کنند. در این سیستم افراد علاوه بر ارتباط تصویری و یا صوتی از امکانات دیگری مانند تبادل اسناد و مدارک، اشتراک مدارک، ارسال عکس‌ها و تصاویر و… برخوردار هستند. هر سیستم ویدیو کنفرانس از بخش‌های مختلف تشکیل شده است. نمایشگرها و مانیتورها، دوربین‌ها، اسپیکرها و نرم‌افزارها بخش‌های پایه‌ای هر سیستم ویدیو کنفرانس و ملزومات اتاق کنفرانس را تشکیل می‌دهند.
- دوربین‌های سالن کنفرانس (اتو ترک)
دوربین‌های اتو ترک نوع خاصی از تجهیزات اتاق کنفرانس هستند که برای تصویربرداری خودکار و فوکوس هوشمندانه بر روی سوژه طراحی شده‌اند. این دوربین‌ها از قابلیت چرخش ۳۶۰ درجه برخوردار بوده و توسط سیستم روباتیک هوشمندی کنترل می‌شوند. هدف از نصب این دوربین‌ها تصویربرداری خودکار در هنگام برگزاری جلسات اتاق کنفرانس است. به این ترتیب که دوربین اتو ترک قادر است تا هر میکروفن فعال رومیزی را شناسایی کرده و تصویر خودکار از فرد سخنران را ارائه نماید. این دوربین‌ها از امکان ضبط خودکار تصاویر و کنترل مدیریت جلسه برخوردار هستند.
7- پنل های VSP (پنل رومیزی کنفرانس)
افراد حاضر در جلسه در هنگام نظر دهی‌ها و یا ارائه گزارش و حتی استفاده از ابزارها مانند موبایل و یا لپ‌تاپ به درگاه‌های ارتباطی نیاز دارند. برای این منظور و نظم بخشیدن به جلسات و ارتباط هر چه مطلوب‌تر افراد با یکدیگر پنل‌های رومیزی (VSP) ابداع شده‌اند. هر پنل رومیزی از پورت‌های ارتباطی VGA، LAN، HDMI و یا POWER برخوردار است. این پنل‌ها به شکل مخفی شونده بر سطح میز کنفرانس نصب شده و در صورت نیاز هر یک از حضار می‌توانند از آنها برای ارتباط با شبکه داخلی اتاق و اشتراک اطلاعات خود استفاده کند.
توصیه هایی برای تهیه تجهیزات اتاق کنفرانس
وقتی برای تهیه ملزومات اتاق کنفرانس دست به کار شده‌اید لازم است تا آگاهانه جهت طراحی چند لایه تجهیزات دست به کار شوید. اکوستیک شدن محیط، کابل کشی برای توزیع روشنایی و سیستم صوتی، نصب تجهیزات صوتی و تصویری، تنظیم مناسب حجم صدا، حجم نور و روشنایی، زاویه پخش تصویر و جانمایی سیستم کنترل مرکزی به همراه راه اندازی ویدئو کنفرانس و در نهایت انتخاب مناسب میز و تجهیز آن و… همگی این لایه های مختلف نصب و به کارگیری تجهیزات اتاق کنفرانس هستند. تهیه استراتژی و طراحی اولیه و برآورد ملزومات مورد نیاز و برآورد هزینه بحث کارشناسی است. جهت طراحی تا مدیریت تجهیزات اتاق کنفرانس می‌توانید از خدمات مشاوره و اجرایی کارشناسان ما در گروه نیکان استفاده کنید.