معرفی سیستم کنفرانس D&D و کاربردهای آن در سالن های بزرگ
آوریل 9, 2024
تفاوت صندلی‌های سالن همایش و کنفرانس
آوریل 9, 2024
مقدمه
آیا در سازمان به وقوع شرایط ویژه و یا اضطراری فکر کرده‌اید؟ در این صورت آیا به فضاهای موجود در سازمان برای مقابله با چنین شرایطی دسترسی دارید؟ قاعدتاً نمی‌توانیم بر امکانات عادی فضای اداری در چنین شرایطی اکتفا کنیم. شما برای مدیریت چنین شرایطی به استفاده از اتاق بحران نیاز دارید. طراحی اتاق بحران بر پایه افزایش امنیت کارکنان و یا دارایی‌های سازمان در شرایط ویژه انجام می‌شود و قرار است تا محیطی کاملا امنیتی برای تصمیم گیری ها در سطح مدیریتی درون سازمانی باشد.
طراحی اتاق بحران با هدف ایجاد یک فضای منزوی از دیگر بخش‌های سازمان انجام می‌شود که در این مکان از تجهیزات و فناوری‌های پیشرفته نصب خواهد شد. این تجهیزات شامل مانیتورهای بزرگ و صفحه نمایش‌های باکیفیت به همراه سیستم‌های ارتباط آنلاین است تا با اطمینان کامل توانایی ارتباط جامع از محیط بیرونی فراهم باشد. در این اتاق قرار است تا برای جمع‌آوری اطلاعات و پردازش آنها تحت شرایط کاملاً امنیتی اقدام کنیم. برای طراحی و ساخت اتاق بحران مناسب انواع سازمان‌ها می‌توانید از خدمات تخصصی گروه توسعه مهندسی نیکان استفاده کنید.
اتاق بحران چیست؟ چه کاربردی دارد؟
اتاق بحران مکانی کاملاً امنیتی برای پایش اطلاعات کلیدی سازمان است و در طراحی آن از تمامی تجهیزات مورد نیاز برای غلبه و یا مدیریت شرایط بحران استفاده شده است. این مکان برای شرایط عادی و یا کارمندان عادی طراحی نشده است، بلکه لازم است تا مکانی برای برگزاری جلسات مدیران ارشد سازمان در شرایط اضطراری باشد. در مواقع بحران، مدیران ارشد سازمان در این اتاق گرد هم می‌آیند تا با استفاده از اطلاعات جامع و ارتباطات مدرن این اتاق برای ارزیابی وضعیت و تصمیم‌گیری نهایی اقدام کنند.
این اتاق به شکلی ساخته خواهد شد تا تمامی هاب‌های داخلی و خارجی به یکدیگر متصل باشند و سیستم‌های اطلاعاتی و امنیتی آن همیشه در دسترس قرار بگیرند. همچنین در طراحی اتاق بحران از مجموعه تخصصی تجهیزات مانند صفحه نمایش جمعی استفاده می‌شود. به این ترتیب تمامی افراد حاضر در جلسه دسترسی جامع و سریع به اطلاعات طبقه‌بندی شده دارند. از طرفی اطلاعات موجود در این اتاق کاملاً امنیتی است و به راحتی هر کسی خارج از سازمان نمی‌تواند به این اطلاعات طبقه‌بندی شده و محرمانه دسترسی داشته باشد.
ویژگی‌های کلیدی اتاق بحران
طراحی اتاق بحران شبیه به هیچ فضای دیگری در سازمان‌ها نیست. این اتاق برای برگزاری جلسات اضطراری آنهم در سطح مدیران ارشد سازمان طراحی شده است و قرار است تا فضایی کاملاً امنیتی و سازمان یافته داشته باشد. ویژگی‌های کلیدی اتاق بحران به قرار زیر است:
- وجود اتاق بحران باعث اثربخشی بهتر در بحث مدیریتی سازمان‌ها خواهد شد.
- استفاده از فناوری جداگانه و کاملاً مستقل از دیگر بخش‌های سازمان که اطلاعات محرمانه را در شرایطی امنیتی‌تر در دسترس مدیران قرار خواهد داد.
- این اتاق با دستورالعمل‌های با قابلیت اطمینان بالا برای نگهداری از اسناد و ارائه اطلاعات دقیق طراحی خواهد شد.
- پشتیبانی ۲۴ ساعت از تمامی اطلاعات و ارتباطات
- ارتباط سریع و مستقیم به اطلاعات در شرایط طراحی اتاق پیش بینی شده باشد.
تجهیزات اتاق بحران چه هستند؟
اتاق بحران برای اجرای عملیاتی در شرایط اضطراری استفاده می‌شود و وقتی طراحی این اتاق برای مدیریت شرایط ویژه باشد، قاعدتاً نباید انتظار تجهیزات عادی را در این فضا داشته باشیم. برای مدیریت بهینه و دقیق شرایط اضطراری به استفاده تخصصی از تجهیزات اتاق بحران نیاز داریم. در این‌باره به موضوعات کلیدی از قبیل نیازمندی‌های تیم مدیریتی برای غلبه بر شرایط بحران توصیه می‌شود. ملزوماتی از قبیل:
- این اتاق باید به سیستم‌های کاملاً امنیتی مجهز باشد و ترجیحاً تمامی ارتباطات آن حتی شرایط دسترسی به آن در مکانی خارج از سازمان باشد.
- در ساخت اتاق بحران از پورتال دیجیتال CM برای دسترسی به اسناد و فرم‌های مهم و حیاتی تحت شرایط مدیریت بحران استفاده می‌کنند.
- در این مکان برای ثبت کاغذی طرح بحران و اسناد مهم اقدام می‌کنند. اگر به هر دلیلی پورتال جامع اطلاعاتی CM در دسترس نباشد، تیم مدیریت مستقر شده در اتاق بحران می‌تواند از این اطلاعات دسته‌بندی کاغذی استفاده کند.
- پیش بینی وضعیت سیستم برق اضطراری جهت تأمین برق مجموعه در صورت قطع شبکه سراسری
- ایجاد چندین اتصال برق و یا خطوط تلفن با طراحی بلندگوهای مستقیم در هر بخش
- امکان استفاده از تلفن‌های ماهواره‌ای در صورت اختلال در عملکرد شبکه تلفن همراه
- قابلیت ایجاد کنفرانس‌های تلفنی با نصب سیستم‌های ویدیو کنفرانس. در صورت نصب لازم است تا دستورالعمل استفاده از این سیستم وجود داشته باشد.
- نصب شبکه تلفن و اینترنت همراه قدرتمند و استفاده از شارژرهای یدکی محصول برندهای اصلی تلفن همراه
- نصب و راه‌اندازی مانیتورها، پروژکتور، چاپگرها، لب‌تاپ، سرورها با در نظر گرفتن شرایط طراحی اتاق بحران که از قبل بارگذاری شده باشند.
- تخته سفید بزرگ
الزامات معماری برای طراحی اتاق بحران
ساختمان مدیریت بحران در دسته‌بندی فضاهای اداری قرار می‌گیرد؛ اما این ساختمان ویژگی‌هایی دارد که شرایط طراحی و بهره‌برداری از آنجا را کاملاً متفاوت از دیگر فضاهای اداری خواهد کرد. اصولاً معماری در طراحی اتاق بحران تا حدود قابل توجهی شبیه به مراکز اصلی فرماندهی نظامی است. اما رویکرد طراحی این اتاق برای مدیریت در شرایط بحرانی مانند وقوع بلایای طبیعی و انسانی طراحی خواهد شد. لذا در معماری این فضا با در نظر گرفتن شرایط ویژه به مانند مراکز فرماندهی نظامی برخی ویژگی‌ها الزامی است. از قبیل:
- طراحی با در نظر گرفتن ویژگی‌های خودکفایی
- تأمین شرایط کاملاً امن با مراتب امنیتی بالا
- استفاده از تجهیزات مدرن
- طراحی بهینه معماری و دکوراسیون مدیریت بحران
- قابل دسترس بودن اتاق در تمامی شرایط. این اتاق باید در مکانی کاملاً امن و البته مستقل از محیط سازمانی طراحی شده، به شکلی که هر کسی از افراد مسئول شرایط دسترسی ساده و سریع به آن را داشته باشند.
- نوع معماری اتاق برای بهره‌برداری ۲۴ ساعت شبانه‌روز مناسب باشد.
- در طراحی اتاق بحران برای ایجاد مکانی جداگانه جهت برگزاری جلسات توجیهی یا کنفرانس‌های مطبوعاتی پیش بینی شود. این مکان خارج از دایره امن اطلاعاتی اتاق و فقط جهت ارتباط با افراد خارج از سازمان مانند خبرنگارها است.
اصول کلیدی برای طراحی اتاق بحران
طراحی اتاق بحران باید رویکردی کاملاً هوشمندانه و دقیق داشته باشد تا در مواقع بحرانی از خدمات حرفه‌ای محیط آن به درستی استفاده کرد. در اصل این اتاق نباید هرگز خودش تحت شرایط بحرانی قرار بگیرد. داده‌ها و اطلاعات بسیار زیادی در محیط خارج از اتاق جمع‌آوری شده و قرار است تا این اطلاعات را بر روی صفحه نمایش‌های بزرگ مناسب برگزاری جلسات جامع مدیریتی نمایش دهیم. از طرفی لازم است تا در این اتاق برای طراحی و راه‌اندازی سیستم‌های ویدیو کنفرانس اقدام صورت بگیرد تا افراد خارج از اتاق توان ارتباط جامع و بی‌نقص با مدیران حاضر داخل اتاق را داشته باشند.
استفاده از سیستم‌های تجسمی و یا سیستم صوتی با کیفیت بالا نیز الزامی است. از طرفی توصیه شده است تا در این اتاق از صندلی‌ها و حتی مبلمان کاملاً ارگونومیک استفاده شود. از آنجا که همواره احتمال طولانی شدن شرایط بحرانی وجود دارد و برگزاری جلسات طولانی مدت و خسته کننده اجتناب ناپذیر است، استفاده از مبلمان ارگونومیک در کارکرد بهینه جلسات و راحتی افراد حاضر در آن کاملاً تأثیرگذار است.
طراحی اتاق بحران باید رویکرد خودکفا داشته باشد. به شکلی که افراد حاضر در آن تا مدت‌ها بدون نیاز به شرایط محیط بیرون توان کارکرد ۲۴ ساعته را داشته باشند. نصب سیستم برق اضطراری، سیستم تهویه مدرن، سرویس‌های بهداشتی و خدماتی از جمله نیازهای جدی برای تأمین شرایط خودکفایی اتاق بحران هستند.
توصیه هایی برای طراحی اتاق بحران
برای طراحی اتاق بحران به میز با ابعاد سفارش و قابلیت پذیرش تعداد متغیری از افراد نیاز داریم. همچنین لازم است تا در این اتاق از اتصالات و تجهیزات مانند مانیتور تخصصی کنفرانس، میکروفن‌های رومیزی برای تعامل هر چه بهتر مدعوین با فضای برگزاری جلسات استفاده کنیم.
اتاق بحران برای برگزاری جلسات در شرایط ویژه آنهم در سطح مدیریت کلان کارایی دارد و لازم است تا در این مکان برای نظارت و اتخاذ تصمیمات کلیدی اقدام کنند. طراحی اتاق بحران باید شرایط لازم برای برگزاری چنین جلساتی را داشته باشد. لازم است تا فضای این اتاق از قابلیت اطمینان کامل برخوردار باشد و محیط آن در تبادل اطلاعات کاملاً ایمن و کارایی آن کاملاً انعطاف‌پذیر باشد. محرمانه بودن تمامی اطلاعات از محورهای کلیدی در ساخت اتاق بحران است. هر نوع اطلاعات وارد شده در این اتاق و یا هر نوع اطلاعات طبقه‌بندی شده و حتی تمامی اطلاعات مربوط به برگزاری جلسات و در نهایت تصمیم‌های لازم با وجود بهره‌مندی از شبکه ارتباطات قوی باید کاملا محرمانه باشد.
طراحی بر مبنای رعایت تمامی الزامات ایمنی و امنیتی اصول ساخت اتاق بحران است. برای این منظور می‌توانید از خدمات تخصصی گروه توسعه مهندسی نیکان مجری اصلی طراحی اتاق بحران برای سازمان‌ها استفاده کنید.
