سالن کنفرانس دولتی + الزامات

سالن‌های کنفرانس از فضاهای کلیدی در هر سازمان دولتی است. اداره‌جات و سازمان‌های بزرگ با حضور تعداد زیاد کارمندان به مکانی مناسب برای برگزاری جلسات نیاز دارند. در عین ‌حال حضور مهمانان و یا جلسات میان سازمانی در نهادهای دولتی امری اجتناب‌ ناپذیر است. طراحی سالن کنفرانس با الزامات دولتی برای این منظور انجام می‌شود.
طراحی سالن کنفرانس دولتی شامل ایجاد فضای بزرگ کنفرانسی مناسب پذیرایی از تعداد زیاد مدعوین با رعایت تمامی استانداردهای پذیرفته ‌شده در سطح سازمان‌های دولتی ایران است. در طراحی سالن کنفرانس دولتی به نکته‌هایی کلیدی از قبیل نورپردازی حرفه‌ای، استفاده از رنگ‌های متنوع اما گرم، جانمایی مناسب اجزای سالن برای تردد راحت افراد، تجهیز سیستم‌های مدرن صوتی و تصویری، آکوستیک بودن سالن توجه می‌شود. در این مقاله از گروه نیکان به جزئیات کاملی از اصول طراحی سالن کنفرانس سازمان‌های دولتی می‌پردازیم و این فضاها را از منظر زیباشناسی تا بهره‌مندی از قابلیت‌های کاربردی بررسی می‌کنیم.

اجزای اصلی طراحی سالن کنفرانس دولتی

سازمان‌های دولتی به‌ علت حضور بالای کارمندان و رفت‌وآمدهای درون ‌سازمانی و حتی تبادلات بین سازمانی و در مواردی برای استقبال از مدیران ارشد کشوری و استانی به فضاهایی حرفه‌ای از سالن‌های استاندارد کنفرانس نیاز دارند. تقریباً تمامی سازمان‌های دولتی از الگوی یکسانی برای طراحی چنین سالن‌هایی استفاده می‌کنند که اجزای اصلی آن به ‌قرار زیر است:

• اجرای نورپردازی حرفه‌ای
• استفاده از رنگ‌های جذاب با تناژ گرم و متنوع
• زیبایی محیط سالن کنفرانس
• طراحی سالن با توجه به رفت‌وآمد ساده و سریع افراد
• طراحی سالن با الگوی قرارگیری سلسله ‌مراتب شرکت‌کنندگان
• استفاده از سیستم‌های صوتی و تصویری استاندارد
• استفاده از سیستم‌های کنترل مرکزی جهت مدیریت سالن کنفرانس
• آکوستیک بودن تمامی جداره‌ها از جمله سقف، دیوارها و کف سالن کنفرانس
• تجهیز سالن به مبلمان استاندارد در اندازه مناسب

اهمیت ابعاد در طراحی سالن کنفرانس دولتی

سازمان‌های بزرگ دولتی به طراحی و تجهیز سالن‌های بزرگ کنفرانس نیاز دارند. غالباً از قبل و حین معماری ساختمان برای برقراری چنین فضایی برنامه‌ریزی ‌شده است و به ‌هر حال می‌توانیم در ساختمان‌های اداری سالن‌های بزرگ مناسب طراحی اتاق کنفرانس را پیدا کنیم. اهمیت ماجرا در بهره‌مندی کاملاً مفید از فضای پیش رو است و قاعدتاً در این‌باره به درک مناسب از ابعاد فضا نیاز داریم. منظور از ابعاد در طراحی سالن کنفرانس توجه به موارد زیر است:

• طول و عرض و حتی ارتفاع سقف سالن
• تعداد شرکت‌کنندگان
• سایز و اندازه صندلی‌ها
• عرض استاندارد برای طراحی راهروهای سالن کنفرانس
• الگوی طراحی میز کنفرانس با در نظر گرفتن تعداد صندلی‌ها
• تعداد ردیف صندلی‌های سالن و فاصله مناسب میان آنها

با در نظر گرفتن این نکات می‌توانیم در مورد پتانسیل سالن برای قرار دادن حداکثر صندلی کنفرانس تصمیم‌گیری کنیم. همچنین می‌توانیم برای انواع الگوهای طراحی سالن کنفرانس برنامه‌ریزی نماییم تا به بهترین حالت با قرار دادن امکانات مناسب دسترسی داشته باشیم.

نگاهی کلی به استانداردهای طراحی سالن کنفرانس

سالن کنفرانس از بزرگترین فضاهای اداری است که برای برگزاری جلسات بزرگ و مهم استفاده می‌شود. بنابراین نوع طراحی آن و ملزومات کار شده در آن نیز باید با معیارهای کلی ما از یک جلسه استاندارد و بزرگ همخوانی داشته باشد. برای طراحی سالن کنفرانس سازمان های دولتی و حتی اداره‌های خصوصی مجموعه کاملی از استانداردها تدوین شده ‌است که در ادامه به برخی از مهمترین آنها اشاره می‌کنیم.

1) اهمیت طراحی ورودی و خروجی سالن کنفرانس

جانمایی ورودی و خروجی سالن اولین و بدیهی‌ترین اقدام برای طراحی سالن کنفرانس استاندارد است. توجه داشته باشید که این سالن‌ها برای استفاده تعداد زیاد افراد کارایی دارند که همگی آنها معمولاً همراه هم وارد سالن شده و یا از آنجا خارج می‌شوند. ازدحام افراد در آغاز و پایان جلسات زیاد است و برای مدیریت حرفه‌ای چنین شرایطی به جانمایی مناسب ورودی و خروجی سالن کنفرانس نیاز داریم. برای این منظور دستور العمل زیر تدوین شده‌ است:

• بهتر است تا درب ورودی از درب خروجی سالن مجزا باشد تا حتی حین برگزاری جلسه باعث تداخل افرادی که وارد می‌شوند و افرادی که خارج می‌گردند نشود.
• با توجه به ابعاد سالن کنفرانس توصیه شده‌ است تا از چند ورودی و یا چند خروجی مستقل آن‌هم در بخش‌های مختلف فضا استفاده کنید.
• تمامی ورودی‌ها و خروجی‌ها باید به ‌طور کامل از هر نقطه سالن قابل رؤیت باشند.
• معمولاً عرض درب ورودی از عرض درب خروجی کوچکتر است. اما جمع عرض درب‌های ورودی نباید کمتر از نصف جمع عرض درب‌های خروجی سالن باشد.
• عرض درب استاندارد برای یک سالن با ظرفیت ۱۰۰ نفر حداقل ۸۵ سانتی‌متر است.
• در طراحی محل ورودی و خروجی سالن به شرایط اضطراری فکر شده باشد. مثلاً الگوی طراحی سالن به شکلی باشد که بتوانیم از درب ورودی در مواقع اضطراری به‌ عنوان محل تخلیه استفاده کنیم.

2) طراحی فضاهای خدماتی سالن کنفرانس

سالن‌های کنفرانس برای برگزاری جلسات بزرگ در مدت زمان طولانی کارایی دارند و این حجم از افراد به خدمات مناسب نیاز دارند. سرویس‌های بهداشتی از مهمترین فضاهای خدماتی در طراحی سالن کنفرانس دولتی هستند که لازم است تا به تعداد کافی و با دسترسی ساده جانمایی شده باشد. از طرفی اگر چه قرار است تا سرویس‌های بهداشتی زنانه و مردانه را مستقل از هم با دسترسی ساده و سریع جانمایی کنیم؛ اما لازم است تا محل ورود این فضاها در معرض دید کلی سالن قرار نداشته باشد. معمولاً سرویس‌های بهداشتی در محیط خارجی سالن قرار دارند، ولی راهنمایی کافی از فضای داخلی برای پیدا کردن ساده و سریع آنها صورت می‌گیرد.

3) لابی (سالن پذیرش) در طراحی سالن کنفرانس

سالن‌های کنفرانس در قسمت‌های ورودی و یا خروجی خود به فضایی نسبتاً باز با عنوان سالن پذیرش و یا همان سالن انتظار نیاز دارند. این فضای میانی حد فاصل سالن اصلی با محیط خارج است که باید ابعاد آن با ابعاد کلی سالن کنفرانس همخوانی داشته باشد.
معمولاً ابعاد سالن پذیرش یا همان لابی با توجه به ابعاد سالن کنفرانس و به ازای هر ۶ نفر یک مترمربع محاسبه می‌شود. به ‌این ‌ترتیب وقتی برای تجهیز سالن کنفرانس با حداقل ۳۰۰ صندلی اقدام می‌کنید، باید برای تعریف لابی با حداقل ۵۰ متر بنا برنامه‌ریزی کرده باشید.
البته در الگوهای حرفه‌ای‌تر و برای راحتی هر چه بیشتر افراد این فضا را بزرگتر در نظر می‌گیرند. هر مترمربع به ازای ۶ نفر حداقل فضای کافی طراحی لابی سالن کنفرانس اداری است. اما قطعاً افراد از حضور در چنین مکان محدودی احساس رضایت ندارند. لذا ممکن است با وجود بهره‌مندی مناسب از فضا، این محیط انتظار را به ازای ۳ مترمربع برای هر ۶ نفر محاسبه کنند.

4) طراحی راهرو در سالن کنفرانس

راهرو از بخش‌های کلیدی در طراحی سالن کنفرانس دولتی است. بدون پیش ‌بینی فضای کافی برای راهرو امکان ازدحام جمعیت در آغاز و پایان جلسات بسیار زیاد است. در طراحی سالن کنفرانس با الزامات دولتی به راهرو با عرض حداقل ۷۰ سانتی‌متر برای هر ۱۰۰ نفر نیاز داریم. اما این مقدار در بسیاری از موارد مانند عبور افراد با ویلچر و یا افرادی که با عصا حرکت می‌کنند، بسیار کوچک است. لذا با در نظر گرفتن تردد افراد ناتوان و معلولین حداقل عرض راهرو به ‌ازای هر ۱۰۰ نفر ۸۳ سانتی‌متر است.
معمولاً عرض راهروی جلویی سالن‌های کنفرانس بزرگ با تعداد صندلی‌ها بیش ‌از ۲۰۰ نفر را ۱۴۰ سانتی‌متر در نظر می‌گیرند. این در حالی است که لازم است تا عرض راهروهای کناری سالن حداقل ۱۰۰ سانتی‌متر باشد. تعداد صندلی‌ها در هر ردیف کاملاً وابسته به تعداد و عرض راهروها محاسبه می‌شود. به ‌عنوان مثال اگر برای جانمایی دو راهرو در طرفین اقدام می‌کنید، می‌توانید از ۱۶ عدد صندلی در هر ردیف استفاده کنید. اما اگر تنها یک راهرو از هر طرف دارید، این مقدار به ۸ عدد صندلی در هر ردیف کاهش پیدا می‌کند.

اصول چیدمان صندلی‌ها در سالن کنفرانس دولتی

برای چیدمان صندلی‌ها در سالن‌های کنفرانس به دو فاکتور تعیین ‌کننده توجه می‌شود. فاکتور اول ابعاد صندلی‌ها است و فاکتور دوم حداقل فاصله میان ردیف صندلی‌ها می‌باشد. قاعدتاً برای طراحی سالن کنفرانس دولتی به چیدمان منظمی از ردیف صندلی‌ها نیاز دارید. اما فاصله میان این ردیف‌ها در تمام فضای سالن باید به یک اندازه باشد. استاندارد خاصی برای رعایت فاصله میان صندلی‌ها در هر ردیف با ردیف بعدی تدوین نشده است، زیرا خود صندلی‌ها در اندازه‌های مختلف طراحی می‌شوند. بنابراین راحتی افراد برای جابه‌جا شدن میان صندلی‌ها مهمترین معیار ما در چیدمان آنها با فاصله مناسب است.
دستیابی به دید استاندارد از دیگر نکات کلیدی برای چیدمان صندلی در سالن‌های کنفرانس است. با فرض اینکه حضار در محل صندلی نشسته‌اند و بدون تکان دادن سر و گردن باید حداقل ۳۰ درجه دید کامل از فضای پیش رو داشته باشند، در صورتی ‌که سر و گردن به ‌صورت جزئی حرکت می‌کند، این مقدار دید تا ۶۰ درجه افزایش پیدا می‌کند.

تجهیزات صوتی و تصویری سالن کنفرانس دولتی

بدون تجهیزات صوتی و تصویری نمی‌توانید از فضای بزرگ سالن کنفرانس آنهم برای جلسات با حضور تعداد زیاد مدعوین استفاده کنید. این سالن‌ها بزرگ هستند و خواه ناخواه در فضای داخل آنها همهمه جمعیت به گوش می‌رسد. قاعدتاً علاقه ندارید تا سخنران جلسه در حد فریاد صدایش را بلند کند و یا افراد حاضر در جلسه از کیفیت نامناسب صدا آزرده ‌خاطر شوند.
سیستم صوتی سالن کنفرانس از مهمترین الزامات برای سالن کنفرانس‌های دولتی است که شامل بخش‌های مختلف از قبیل میکروفن، تقویت ‌کننده (آمپلی فایر)، بلندگوها و… می‌شود. برای مدیریت صدا در سالن کنفرانس به جانمایی چندین بلندگوی سقفی و یا دیواری نیاز دارید. این بلندگوها باید در مکان مناسب برای هم‌پوشانی کامل از یکدیگر قرار بگیرند. اما قرارگیری بلندگوها در فواصل طولانی از یکدیگر باعث تأخیر در ارسال سیگنال صدا خواهد شد که پدیده‌ی دوگانگی صدا را به‌ همراه دارد. تیم طراحی سیستم صوتی سالن کنفرانس به‌ خوبی می‌داند که چگونه از ایجاد این پدید جلوگیری کرده تا صدایی فراگیر، رسا و کاملاً شهودی در تمامی فضای سالن کنفرانس تولید شود.

امکانات و قابلیت‌های سیستم صوتی سالن کنفرانس

سیستم‌های مدرن صوتی در سالن‌های کنفرانس حالا با امکانات متنوع طراحی و عرضه می‌شوند. قاعدتاً پخش صدای سخنران اولین و بدیهی‌ترین قابلیت کاربردی این سیستم‌ها است. اما هم‌اکنون در سیستم‌های مدرن از قابلیت‌های ویژه مانند امکان مشارکت در بحث جمعی، ترجمه هم‌زمان، استفاده از دوربین‌های هوشمند برای نمایش تصویر سخنران، امکان رأی‌گیری از حضار، امکان شناسایی حضار، امکان پخش صدای هم‌زمان، امکان اتصال به ویدیو کنفرانس، قابلیت ضبط صدا و تصویر به شکل بایگانی و… برخوردار هستیم.
در حال ‌حاضر ایده امکان رأی‌گیری از کاربردی‌ترین قابلیت‌های مدرن در طراحی سیستم صوتی سالن کنفرانس دولتی است. در حین جلسات درون ‌سازمانی و حتی بین سازمانی بارها به رأی‌گیری حضار نیاز داریم. روش‌های قدیمی برای رأی‌گیری که به شکل فیزیکی انجام می‌شد، همواره سخت، زمان‌بر و غیردقیق بودند. اما حالا می‌توانیم برای هر صندلی یک آدرس دیجیتالی در سیستم مرکزی تعریف کرده که به فرد حاضر در جلسه امکان مشارکت در بحث‌ها و قابلیت رأی‌گیری خواهد داد. از این قابلیت به کرار در حین برگزاری جلسات سازمانی خصوصاً نهادهای دولتی استفاده می‌شود.

اهمیت نورپردازی در طراحی سالن کنفرانس

نورپردازی حرفه‌ای از دیگر موضوعات برای است. سالن‌های کنفرانس محل برگزاری جلسات بزرگ با موضوعات کلیدی هستند که در آنجا قرار است تا هر کسی با انبوه مدارک و اسناد حاضر باشد. بدون نورپردازی حرفه‌ای هیچ‌ کسی نمی‌تواند از فضای بزرگ سالن کنفرانس برای برگزاری جلسات اداری استفاده کند.
سالن‌های کنفرانس سقف بلندی دارند. این در حالی است که حضار به روشنایی در حد مطالعه اسناد و حتی نوشتن اطلاعات نیاز دارند. یکی از چالش‌ها برای طراحی و ساخت سالن کنفرانس با الزامات دولتی تأمین روشنایی مناسب در میان صندلی‌ها است. سقف بلند سالن روش طراحی روشنایی این فضاها را به ‌کلی دگرگون کرده تا در واقع این نوع روشنایی شبیه به هیچ نوع فضای ساختمانی دیگری نباشد. طراحی نورپردازی سالن‌های کنفرانس اداری موضوع کاملاً تخصصی است که لازم است تا با جزئیات کامل توسط تیم طراحی اجرا گردد.

آکوستیک بودن سالن کنفرانس

در آخرین قدم به یکی از مهمترین فاکتورها برای طراحی سالن کنفرانس رسیده‌ایم که رعایت الزامات آکوستیک در تمامی جداره‌ها است. منظور از آکوستیک بودن استفاده از عایق‌های صوتی در دیوارها، کف و سقف سالن کنفرانس است.
اگر بحث آکوستیک بودن را جدی نگیرید، حین برگزاری جلسه با موج صداهای ناخواسته روبه‌رو هستید که صدای اصلی مثلاً صدای سخنران را تحت تأثیر قرار می‌دهند. جداره‌های آکوستیک از ورود صداهای مزاحم فضای بیرون جلوگیری می‌کند. همچنین از انعکاس صدا در داخل سالن می‌کاهد. به ‌این ‌ترتیب حتی حجم همهمه‌ی جمعیت کمتر شده و صدای سخنران با وضوح بهتری در کل سالن توزیع می‌شود.
پشم شیشه از ابتدایی‌ترین متریال‌های آکوستیک است که به‌ علت سرطان‌زا بودن استفاده از آنها تقریباً منسوخ شده ‌است. در حال ‌حاضر متریال‌های عایق صدا مانند یونولیت و یا پشم سنگ برای آکوستیک سالن کنفرانس استفاده می‌کنند. معمولاً برای سالن‌هایی که ابعاد آنها حداکثر ۳۰۰ مترمربع است، نیازی به اجرای فرایندهای خاص آکوستیک نیست و همان عایق‌بندی جداره‌ها کافی است. اما در سالن‌های بزرگتر از تکنیک‌هایی مانند ایجاد سطوح محدب و یا نامنظم برای انعکاس هر چه بهتر صدا و توزیع مناسب حجم صدا در کل سالن استفاده می‌کنند.

توصیه‌هایی برای طراحی سالن کنفرانس با الزامات دولتی

سالن کنفرانس ایده‌آل باید دارای شدت صدای مساوی به‌ همراه انعکاس طبیعی در تمام فضاهای آن باشد. استفاده از سیستم صوتی مدرن با پیش‌ بینی تمامی شرایط، الزام اولیه است. اما صرفاً با قرار دادن سیستم‌های مدرن صوتی نمی‌توانیم الگوی هدفمندی برای توزیع صدا در کل سالن پیش ‌بینی کنیم. آکوستیک بودن ویژگی ارزنده در طراحی سالن کنفرانس دولتی است. اما تکنیک‌های دیگری نیز برای توزیع یکنواخت و رسای صدا وجود دارد که از جمله می‌توانیم به استفاده از مواد جاذب صوت، ایجاد شکستگی در دیوارها، وجود شیب و یا فضاهای نامتوازن در سقف و کف سالن و حتی استفاده از صندلی‌ها با نشیمنگاه توخالی برای جذب هر چه بهتر صدا اشاره کرد.
تکنیک‌هایی که در مراحل اجرایی طراحی سالن کنفرانس با الزامات دولتی باید رعایت شوند. این سالن‌ها قرار است تا میزبان جلسات سنگین و گاهاً طولانی‌ مدت نهادهای اداری دولتی و حتی بخش خصوصی باشند که در آنها رعایت تمامی استانداردها الزامی است. برای طراحی هر نوع سالن کنفرانس با هر تعداد صندلی در هر سبک و چیدمان می‌توانید از خدمات تخصصی طراحی گروه توسعه مهندسی نیکان استفاده کنید. ما مجری طراحی و تجهیز سالن کنفرانس سازمان هیا دولتی و غیر دولتی است که برای تجهیز مدرن و کارآمد انواع سالن کنفرانس فعالیت می‌کند.