طراحی سالن کنفرانس با الزامات دولتی

سازمان‌های دولتی به‌ علت حضور بالای کارمندان و رفت‌وآمدهای درون ‌سازمانی و حتی تبادلات بین سازمانی و در مواردی برای استقبال از مدیران ارشد کشوری و استانی به فضاهایی حرفه‌ای از سالن‌های استاندارد کنفرانس نیاز دارند. تقریباً تمامی سازمان‌های دولتی از الگوی یکسانی برای طراحی چنین سالن‌هایی استفاده می‌کنند که اجزای اصلی آن به ‌قرار زیر است:

• اجرای نورپردازی حرفه‌ای
• استفاده از رنگ‌های جذاب با تناژ گرم و متنوع
• زیبایی محیط سالن کنفرانس
• طراحی سالن با توجه به رفت‌وآمد ساده و سریع افراد
• طراحی سالن با الگوی قرارگیری سلسله ‌مراتب شرکت‌کنندگان
• استفاده از سیستم‌های صوتی و تصویری استاندارد
• استفاده از سیستم‌های کنترل مرکزی جهت مدیریت سالن کنفرانس
• آکوستیک بودن تمامی جداره‌ها از جمله سقف، دیوارها و کف سالن کنفرانس
• تجهیز سالن به مبلمان استاندارد در اندازه مناسب

سازمان‌های بزرگ دولتی به طراحی و تجهیز سالن‌های بزرگ کنفرانس نیاز دارند. غالباً از قبل و حین معماری ساختمان برای برقراری چنین فضایی برنامه‌ریزی ‌شده است و به ‌هر حال می‌توانیم در ساختمان‌های اداری سالن‌های بزرگ مناسب طراحی اتاق کنفرانس را پیدا کنیم. اهمیت ماجرا در بهره‌مندی کاملاً مفید از فضای پیش رو است و قاعدتاً در این‌باره به درک مناسب از ابعاد فضا نیاز داریم. منظور از ابعاد در طراحی سالن کنفرانس توجه به موارد زیر است:

• طول و عرض و حتی ارتفاع سقف سالن
• تعداد شرکت‌کنندگان
• سایز و اندازه صندلی‌ها
• عرض استاندارد برای طراحی راهروهای سالن کنفرانس
• الگوی طراحی میز کنفرانس با در نظر گرفتن تعداد صندلی‌ها
• تعداد ردیف صندلی‌های سالن و فاصله مناسب میان آنها

با در نظر گرفتن این نکات می‌توانیم در مورد پتانسیل سالن برای قرار دادن حداکثر صندلی کنفرانس تصمیم‌گیری کنیم. همچنین می‌توانیم برای انواع الگوهای طراحی سالن کنفرانس برنامه‌ریزی نماییم تا به بهترین حالت با قرار دادن امکانات مناسب دسترسی داشته باشیم.

سالن کنفرانس از بزرگترین فضاهای اداری است که برای برگزاری جلسات بزرگ و مهم استفاده می‌شود. بنابراین نوع طراحی آن و ملزومات کار شده در آن نیز باید با معیارهای کلی ما از یک جلسه استاندارد و بزرگ همخوانی داشته باشد. برای طراحی سالن کنفرانس سازمان های دولتی و حتی اداره‌های خصوصی مجموعه کاملی از استانداردها تدوین شده ‌است که در ادامه به برخی از مهمترین آنها اشاره می‌کنیم.

جانمایی ورودی و خروجی سالن اولین و بدیهی‌ترین اقدام برای طراحی سالن کنفرانس استاندارد است. توجه داشته باشید که این سالن‌ها برای استفاده تعداد زیاد افراد کارایی دارند که همگی آنها معمولاً همراه هم وارد سالن شده و یا از آنجا خارج می‌شوند. ازدحام افراد در آغاز و پایان جلسات زیاد است و برای مدیریت حرفه‌ای چنین شرایطی به جانمایی مناسب ورودی و خروجی سالن کنفرانس نیاز داریم. برای این منظور دستور العمل زیر تدوین شده‌ است:

• بهتر است تا درب ورودی از درب خروجی سالن مجزا باشد تا حتی حین برگزاری جلسه باعث تداخل افرادی که وارد می‌شوند و افرادی که خارج می‌گردند نشود.
• با توجه به ابعاد سالن کنفرانس توصیه شده‌ است تا از چند ورودی و یا چند خروجی مستقل آن‌هم در بخش‌های مختلف فضا استفاده کنید.
• تمامی ورودی‌ها و خروجی‌ها باید به ‌طور کامل از هر نقطه سالن قابل رؤیت باشند.
• معمولاً عرض درب ورودی از عرض درب خروجی کوچکتر است. اما جمع عرض درب‌های ورودی نباید کمتر از نصف جمع عرض درب‌های خروجی سالن باشد.
• عرض درب استاندارد برای یک سالن با ظرفیت ۱۰۰ نفر حداقل ۸۵ سانتی‌متر است.
• در طراحی محل ورودی و خروجی سالن به شرایط اضطراری فکر شده باشد. مثلاً الگوی طراحی سالن به شکلی باشد که بتوانیم از درب ورودی در مواقع اضطراری به‌ عنوان محل تخلیه استفاده کنیم.

سالن‌های کنفرانس برای برگزاری جلسات بزرگ در مدت زمان طولانی کارایی دارند و این حجم از افراد به خدمات مناسب نیاز دارند. سرویس‌های بهداشتی از مهمترین فضاهای خدماتی در طراحی سالن کنفرانس دولتی هستند که لازم است تا به تعداد کافی و با دسترسی ساده جانمایی شده باشد. از طرفی اگر چه قرار است تا سرویس‌های بهداشتی زنانه و مردانه را مستقل از هم با دسترسی ساده و سریع جانمایی کنیم؛ اما لازم است تا محل ورود این فضاها در معرض دید کلی سالن قرار نداشته باشد. معمولاً سرویس‌های بهداشتی در محیط خارجی سالن قرار دارند، ولی راهنمایی کافی از فضای داخلی برای پیدا کردن ساده و سریع آنها صورت می‌گیرد.

راهرو از بخش‌های کلیدی در طراحی سالن کنفرانس دولتی است. بدون پیش ‌بینی فضای کافی برای راهرو امکان ازدحام جمعیت در آغاز و پایان جلسات بسیار زیاد است. در طراحی سالن کنفرانس با الزامات دولتی به راهرو با عرض حداقل ۷۰ سانتی‌متر برای هر ۱۰۰ نفر نیاز داریم. اما این مقدار در بسیاری از موارد مانند عبور افراد با ویلچر و یا افرادی که با عصا حرکت می‌کنند، بسیار کوچک است. لذا با در نظر گرفتن تردد افراد ناتوان و معلولین حداقل عرض راهرو به ‌ازای هر ۱۰۰ نفر ۸۳ سانتی‌متر است.
معمولاً عرض راهروی جلویی سالن‌های کنفرانس بزرگ با تعداد صندلی‌ها بیش ‌از ۲۰۰ نفر را ۱۴۰ سانتی‌متر در نظر می‌گیرند. این در حالی است که لازم است تا عرض راهروهای کناری سالن حداقل ۱۰۰ سانتی‌متر باشد. تعداد صندلی‌ها در هر ردیف کاملاً وابسته به تعداد و عرض راهروها محاسبه می‌شود. به ‌عنوان مثال اگر برای جانمایی دو راهرو در طرفین اقدام می‌کنید، می‌توانید از ۱۶ عدد صندلی در هر ردیف استفاده کنید. اما اگر تنها یک راهرو از هر طرف دارید، این مقدار به ۸ عدد صندلی در هر ردیف کاهش پیدا می‌کند.

سیستم‌های مدرن صوتی در سالن‌های کنفرانس حالا با امکانات متنوع طراحی و عرضه می‌شوند. قاعدتاً پخش صدای سخنران اولین و بدیهی‌ترین قابلیت کاربردی این سیستم‌ها است. اما هم‌اکنون در سیستم‌های مدرن از قابلیت‌های ویژه مانند امکان مشارکت در بحث جمعی، ترجمه هم‌زمان، استفاده از دوربین‌های هوشمند برای نمایش تصویر سخنران، امکان رأی‌گیری از حضار، امکان شناسایی حضار، امکان پخش صدای هم‌زمان، امکان اتصال به ویدیو کنفرانس، قابلیت ضبط صدا و تصویر به شکل بایگانی و… برخوردار هستیم.
در حال ‌حاضر ایده امکان رأی‌گیری از کاربردی‌ترین قابلیت‌های مدرن در طراحی سیستم صوتی سالن کنفرانس دولتی است. در حین جلسات درون ‌سازمانی و حتی بین سازمانی بارها به رأی‌گیری حضار نیاز داریم. روش‌های قدیمی برای رأی‌گیری که به شکل فیزیکی انجام می‌شد، همواره سخت، زمان‌بر و غیردقیق بودند. اما حالا می‌توانیم برای هر صندلی یک آدرس دیجیتالی در سیستم مرکزی تعریف کرده که به فرد حاضر در جلسه امکان مشارکت در بحث‌ها و قابلیت رأی‌گیری خواهد داد. از این قابلیت به کرار در حین برگزاری جلسات سازمانی خصوصاً نهادهای دولتی استفاده می‌شود.

در آخرین قدم به یکی از مهمترین فاکتورها برای طراحی سالن کنفرانس رسیده‌ایم که رعایت الزامات آکوستیک در تمامی جداره‌ها است. منظور از آکوستیک بودن استفاده از عایق‌های صوتی در دیوارها، کف و سقف سالن کنفرانس است.
اگر بحث آکوستیک بودن را جدی نگیرید، حین برگزاری جلسه با موج صداهای ناخواسته روبه‌رو هستید که صدای اصلی مثلاً صدای سخنران را تحت تأثیر قرار می‌دهند. جداره‌های آکوستیک از ورود صداهای مزاحم فضای بیرون جلوگیری می‌کند. همچنین از انعکاس صدا در داخل سالن می‌کاهد. به ‌این ‌ترتیب حتی حجم همهمه‌ی جمعیت کمتر شده و صدای سخنران با وضوح بهتری در کل سالن توزیع می‌شود.
پشم شیشه از ابتدایی‌ترین متریال‌های آکوستیک است که به‌ علت سرطان‌زا بودن استفاده از آنها تقریباً منسوخ شده ‌است. در حال ‌حاضر متریال‌های عایق صدا مانند یونولیت و یا پشم سنگ برای آکوستیک شدن تمامی جداره‌های سالن کنفرانس استفاده می‌کنند. معمولاً برای سالن‌هایی که ابعاد آنها حداکثر ۳۰۰ مترمربع است، نیازی به اجرای فرایندهای خاص آکوستیک نیست و همان عایق‌بندی جداره‌ها کافی است. اما در سالن‌های بزرگتر از تکنیک‌هایی مانند ایجاد سطوح محدب و یا نامنظم برای انعکاس هر چه بهتر صدا و توزیع مناسب حجم صدا در کل سالن استفاده می‌کنند.